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档案收集与归档工作中的问题及对策研究

文/深圳大学档案馆李晓雪

【摘要】档案收集与归档工作是档案工作的重要环节，是最基础的工作，是实现档案统一管理、开展

档案利用的起点。文章针对工作实践中档案收集与归档环节易出现的问题进行归纳总结，分析问题产生的原

因，并提出相应对策，以提高档案收集与归档工作的效率。

【关键词】档案收集与归档；问题；对策

档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及征集标准进行重复性介绍，分批次约定时间进行现场移

千秋万代的崇高事业。习近平总书记强调：“要加强资交。在沟通、协作方面的工作量增加，增加了按时归档

料收集和整理这一基础性工作，全面整理我国各地抗战的难度。

档案、照片、资料、实物等，同时要面向全球征集影像（二）归档材料不完整。由于档案收集部门对档

资料、图书报刊、日记信件、实物等。要做好战争亲历案征集工作的跟进和催促，负责档案移交的工作人员为

者头脑中活资料的收集工作，抓紧组织开展实地考察和了避免被催促，在快速开展档案收集工作的同时心存侥

寻访，尽量掌握第一手材料。”可见，档案资料的收集幸，未能仔细、认真检查相关资料是否收集完全。经

和归档尤为重要。因此，对档案收集与归档工作中存在档案部门工作人员清点后，档案大多存在材料缺失的问

的问题进行分析，保障档案工作的顺利开展，具有现实题，且相关部门迟迟不能将缺失的部分补齐。缺失的归

意义。档材料通常又分为几种不同的情况：有的工作人员将照

片、视频类的应归档材料视为自己的个人作品，不愿意

一、档案收集与归档工作中存在的问题

配合移交；部门工作人员因人事变动或退休时未做好交

（一）无法按时归档。首先，在企事业单位中，接工作，无法找到之前其所负责的资料；办公室搬迁，

各部门的材料较为分散。同时，很多部门没有配备专职造成物品、档案材料遗失；办公室日常工作中未对相应

的档案工作人员，档案收集者往往身兼数职。档案材料的材料进行分类和整理，只是简单的收纳堆放，导致需

的收集工作通常是接到档案征集通知后，部门根据征集要移交时遗漏了部分资料[2]；在电子文件管理系统中，

要求请各环节相关工作人员移交资料。负责档案移交的由于工作人员的疏忽和遗漏造成的文件系统提交不成功

工作人员是档案材料的经手者，但其同时也兼顾着其他也会导致归档材料缺失。随着时间的推移，找寻到遗失

工作，并没有形成档案归档意识。其次，档案材料能否的档案材料的可能性越来越小，最终会造成无法估量的

按时归档与领导的重视程度有较大关联。很多部门把上损失。

级的“红头文件”和本部门的请示、批复当作最重要的（三）归档材料质量不过关。纸质等传统载体的

事，对于档案的收集移交工作习惯一拖再拖[1]。再次，档案移交方式为实体移交。实体移交方式对文书材料的

随着现代办公系统的应用，OA文件已经实现归档自动整理要求更加严格，如移交清单中序号和主题的书写规

化。但是部分相关工作人员在工作中存在疏漏，时常忘范、归档材料摆放的先后顺序、归档材料的页码标记、

记在系统上进行“办结”操作，这样即使归档工作在系需要使用指定的装订工具等。由于工作人员的综合素质

统中已经完成，文件也不能顺利归档，最终造成遗漏。参差不齐，对工作的认真程度、对档案征集标准的理解

同时，由于部门内部分工不同，同一主题的归档