公章使用管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司公章的使用管理，规范公章使用行为，维护公司的合法权益，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司等公章的使用管理。

3.定义

本规定所称公章，是指公司正式对外使用的法定名称章、业务专用章、合同专用章等具有法律效力的印章。

二、公章的刻制、启用与废止

1.公章的刻制

-公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据国家相关法律法规和公司实际需要，向公安机关指定的刻章单位办理刻章手续。

-申请刻制公章时，需填写《公章刻制申请表》，详细说明公章的名称、规格、用途等信息，并经公司法定代表人或授权代表签字批准。

-刻章单位完成公章刻制后，行政部门应及时将公章取回，并进行登记备案。登记内容包括公章名称、规格、数量、启用日期、领取人等。

2.公章的启用

-新刻制的公章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确公章的使用范围、审批流程等事项。

-公章启用时，应在《公章使用登记表》上记录首次使用的日期、用途、使用人等信息。

3.公章的废止

-因公司名称变更、机构撤销、公章损坏等原因需要废止公章时，由行政部门提出申请，填写《公章废止申请表》，经公司法定代表人或授权代表签字批准后，将废止的公章交回行政部门。

-行政部门应对废止的公章进行登记备案，并按照公司规定进行妥善保管或销毁。销毁公章时，应填写《公章销毁登记表》，记录销毁时间、地点、方式、监销人等信息，并由监销人签字确认。

三、公章的保管

1.保管责任

-公司公章实行专人保管制度，由行政部门指定专人负责公章的日常保管工作。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章使用管理规定。

-公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，不得随意放置公章，确保公章的安全存放。

2.保管地点

公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，保险柜或保管箱的钥匙应由保管人员妥善保管，不得随意交予他人。

3.保管要求

-公章保管人员应定期对公章进行检查，确保公章的完好无损。如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时向行政部门报告，并采取相应的措施。

-公章保管人员应妥善保管与公章使用相关的文件、资料等，如《公章使用登记表》、《公章刻制申请表》、《公章废止申请表》等，以备查阅。

四、公章的使用

1.使用原则

-公司公章的使用应遵循合法、合规、审慎、有效的原则，确保公章使用行为符合国家法律法规和公司规章制度的要求。

-公章使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用公章。

2.使用范围

-公司公章主要用于以下方面：

-以公司名义对外签订的合同、协议、文件等；

-公司出具的各类证明、信函、介绍信等；

-公司对外报送的报表、报告、申请书等；

-法律、法规规定需要使用公章的其他事项。

3.审批流程

-公章使用前，需填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事项、内容、用途、使用部门、使用人等信息，并按照以下审批流程进行审批：

-一般事项：由使用部门负责人签字确认后，报行政部门负责人审核批准。

-重要事项：经使用部门负责人签字、行政部门负责人审核后，报公司分管领导审批。

-重大事项：经使用部门负责人、行政部门负责人、公司分管领导签字后，报公司法定代表人审批。

-审批通过后，公章保管人员方可在《公章使用登记表》上记录使用情况，并按照申请表上的内容使用公章。

4.使用要求

-公章使用应在公司内部进行，不得携带公章外出使用。如有特殊情况需要携带公章外出的，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并办理相关的借用手续。

-公章使用时，应确保盖章位置准确、清晰，不得模糊、重叠或加盖空白纸张。

-公章使用完毕后，公章保管人员应及时将公章收回，并妥善保管。

五、合同专用章的使用管理

1.合同专用章的刻制与启用

合同专用章的刻制与启用按照公司公章的刻制与启用规定执行。

2.合同专用章的保管

合同专用章由公司指定的专人负责保管，保管人员应严格遵守合同专用章的使用管理规定。

3.合同专用章的使用

-合同专用章仅用于公司对外签订的各类合同、协议等经济法律文书。

-使用合同专用章签订合同前，合同承办部门