油卡管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司油卡管理，规范油卡的使用流程，确保油卡使用的安全、准确、高效，合理控制油卡费用支出，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司所有车辆使用的油卡管理，包括自有车辆和租赁车辆。

3.职责分工

-行政部门

-负责油卡的统一采购、登记、发放和回收工作。

-定期核对油卡余额，与财务部门进行账目核对。

-监督检查油卡的使用情况，对违规使用行为进行纠正和处理。

-财务部门

-负责油卡费用的核算、报销和资金管理。

-协助行政部门进行油卡账目核对，对油卡费用支出进行审核。

-车辆使用部门

-负责本部门车辆油卡的日常使用和保管。

-按照规定的流程申请加油，确保油卡用于公司车辆的正常运行。

-配合行政部门和财务部门做好油卡的相关管理工作。

二、油卡的申请与采购

1.油卡申请

-车辆使用部门根据车辆的使用情况和油耗水平，预估每月的加油量，填写《油卡申请表》，详细注明车辆车牌号、预计加油金额、申请油卡数量等信息。

-《油卡申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。

2.油卡采购

-行政部门收到《油卡申请表》后，对申请信息进行汇总和审核。审核通过后，根据公司车辆的实际需求，选择合适的加油站和油卡类型进行采购。

-行政部门应优先选择与公司有合作关系、信誉良好的加油站进行采购，确保油卡的质量和使用安全。

-在采购油卡时，行政部门应与加油站签订相关协议，明确双方的权利和义务，包括油卡的充值方式、使用范围、退换卡规定等。

-行政部门负责将采购的油卡及时登记造册，记录油卡卡号、金额、有效期等信息，并妥善保管。

三、油卡的发放与登记

1.油卡发放

-行政部门根据车辆使用部门的申请，将油卡发放至相应的车辆使用人手中。发放时，应填写《油卡发放登记表》，注明油卡卡号、发放时间、领取人等信息，并由领取人签字确认。

-车辆使用人在领取油卡时，应仔细核对油卡卡号、金额等信息，确保油卡信息准确无误。如发现油卡信息有误，应及时向行政部门反馈。

2.油卡登记

-行政部门建立油卡管理台账，对每一张油卡的发放、充值、使用、余额等情况进行详细记录。油卡管理台账应定期更新，确保账实相符。

-同时，行政部门应将油卡管理台账的相关信息与财务部门进行共享，以便财务部门进行费用核算和监督。

四、油卡的使用与保管

1.油卡使用

-车辆使用人应严格按照公司规定的用途使用油卡，仅限于公司车辆在正常业务活动中的加油使用，不得挪作他用。

-在加油时，车辆使用人应主动出示油卡，配合加油站工作人员进行操作。加油完毕后，应要求加油站工作人员提供加油小票，并在小票上注明车辆车牌号、加油时间、加油金额等信息。

-车辆使用人应妥善保管加油小票，作为报销的凭证。加油小票应按照日期顺序进行整理和粘贴，定期提交至财务部门进行报销。

-如发现油卡丢失或被盗，车辆使用人应立即向行政部门报告。行政部门接到报告后，应及时采取措施，如挂失油卡、冻结账户等，以防止油卡被冒用。同时，应协助车辆使用人进行补办油卡的相关手续。

2.油卡保管

-车辆使用人应妥善保管油卡，不得将油卡随意转借他人或交给无关人员保管。

-油卡应存放在安全、干燥的地方，避免油卡受到损坏或丢失。如因保管不善导致油卡损坏或丢失，车辆使用人应承担相应的责任。

-在车辆外出期间，如遇特殊情况需要使用油卡加油，车辆使用人应提前向行政部门报备，并说明加油的地点、预计加油金额等信息。经行政部门同意后方可使用油卡加油。

五、油卡的充值与余额管理

1.油卡充值

-当油卡余额不足时，车辆使用人应及时向行政部门申请油卡充值。申请时，应填写《油卡充值申请表》，注明油卡卡号、当前余额、申请充值金额等信息。

-《油卡充值申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。

-行政部门收到《油卡充值申请表》后，核对油卡卡号和余额信息，确认无误后，按照申请金额进行充值。充值方式可采用现金充值、银行转账等方式，具体方式由行政部门与加油站协商确定。

-行政部门在完成油卡充值后，应及时更新油卡管理台账，记录充值时间、充值金额等信息，并将充值凭证交至财务部门进行入账处理。

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