公司物资管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司物资管理，规范物资采购、验收、存储、发放及使用等行为，保障公司生产经营活动的顺利进行，降低物资成本，提高物资使用效益，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司的物资管理活动。

3.物资定义

本办法所称物资，是指公司生产经营活动中所需的各类原材料、辅助材料、设备、工具、办公用品、劳保用品等有形资产。

二、职责分工

1.物资管理部门

-负责制定和完善公司物资管理制度，并组织实施。

-汇总编制公司年度物资采购计划，经审批后组织实施采购工作。

-建立物资采购渠道，选择合格供应商，建立供应商档案。

-负责物资的验收、存储、发放及库存管理工作。

-定期对公司物资管理情况进行检查和盘点，确保物资安全和账实相符。

2.使用部门

-根据本部门生产经营需要，提出物资需求计划。

-负责本部门物资的领用、使用及保管工作，确保物资合理使用，避免浪费。

-配合物资管理部门做好物资盘点和清查工作。

3.财务部门

-负责审核物资采购计划和费用预算，办理物资采购款项的支付结算。

-负责物资采购成本的核算和控制，定期进行财务分析。

-监督物资管理部门的物资采购、存储、发放等环节，确保财务合规。

4.审计部门

-负责对公司物资管理活动进行审计监督，检查物资管理制度的执行情况。

-对物资采购、验收、存储、发放等环节进行审计，防范物资管理中的风险。

三、物资采购管理

1.采购计划编制

-各使用部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度生产经营计划和物资库存情况，编制物资需求计划，提交至物资管理部门。

-物资管理部门对各使用部门提交的物资需求计划进行汇总、审核和平衡，结合公司库存状况和资金预算，编制公司年度物资采购计划，报公司领导审批。

-年度物资采购计划应明确物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。因生产经营需要临时增加物资采购的，使用部门应提前填写《物资采购申请表》，经部门负责人签字后报物资管理部门。

2.供应商选择与管理

-物资管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本情况、资质证明、产品质量、价格水平、售后服务等内容。

-对于主要物资的采购，应选择至少[X]家合格供应商进行询价、比价或招标采购。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择优质供应商。

-与供应商签订采购合同前，物资管理部门应将合同草本提交财务、法务等部门审核，确保合同条款合法合规、明确双方权利义务。采购合同应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等内容。

3.采购实施

-物资管理部门根据审批后的采购计划和确定的供应商，组织实施采购工作。对于金额较大或重要物资的采购，应按照公司相关规定进行招标采购。

-采购人员应严格按照采购合同约定的条款进行采购，及时跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应。如因供应商原因导致交货延迟或物资质量不符合要求，采购人员应及时与供应商沟通协商，采取相应措施解决问题。

-采购过程中发生的运输费、装卸费、保险费等费用，应按照合同约定执行。如因特殊情况需要变更费用承担方式的，应经相关部门审批。

四、物资验收管理

1.验收准备

-物资到货前，物资管理部门应通知使用部门做好验收准备工作。使用部门应安排熟悉物资性能和验收标准的人员参与验收。

-物资管理部门应根据采购合同和相关标准，准备好验收所需的工具、量具、检测设备等。

2.验收程序

-物资到货后，物资管理部门应及时组织使用部门等相关人员进行验收。验收人员应对照采购合同、送货清单和质量证明文件等，对物资的名称、规格型号、数量、外观质量、技术参数等进行逐一核对。

-对于需要进行质量检验的物资，应按照规定的检验方法和标准进行检验。检验合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认；检验不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退货、换货等手续。

-验收过程中发现物资数量短缺、损坏、质量不符合要求等问题，验收人员应及时做好记录，并要求供应商在规定时间内处理。如因供应商原因给公司造成损失的，公司有权要求供应商赔偿。

3.验收报告

-物资验收合格后