物资集中采购管理办法.docx

?一、总则

（一）目的

为规范公司物资集中采购行为，加强物资采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证物资质量，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司各部门、各项目所需各类物资的集中采购活动，包括但不限于办公用品、设备配件、原材料、劳保用品等。

（三）基本原则

1.集中采购原则：对通用性强、采购量大的物资实行集中采购，以获取规模效益。

2.公开公平公正原则：采购活动应遵循公开透明、公平竞争、公正评价的原则，确保所有潜在供应商有平等机会参与。

3.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。

4.成本效益原则：通过科学合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。

二、组织机构及职责

（一）采购决策机构

成立物资采购领导小组，由公司高层管理人员组成，负责审议和决策重大采购事项，包括采购政策、采购计划、供应商选择等。

（二）采购执行部门

设立物资采购中心，作为集中采购的执行机构，负责具体采购业务的实施，包括采购计划编制、采购文件准备、供应商选择、采购合同签订与执行等。

（三）相关部门职责

1.需求部门：负责提出物资需求计划，明确物资规格、型号、数量、质量要求等，并对需求的合理性和准确性负责。

2.质量部门：参与采购物资的质量检验和验收工作，确保采购物资符合质量标准。

3.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核及成本核算等工作。

4.审计部门：对采购活动进行审计监督，确保采购过程合法合规。

三、采购计划管理

（一）需求预测

各需求部门应定期对物资需求进行预测，结合历史数据、项目进度、业务发展等因素，提前提出物资需求计划，报物资采购中心。

（二）计划编制

物资采购中心根据各需求部门提交的需求计划，结合库存情况，汇总编制年度、季度和月度物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。

（三）计划审批

采购计划经物资采购中心负责人审核后，报采购决策机构审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。

（四）计划调整

因特殊原因需要调整采购计划的，需求部门应提前向物资采购中心提出申请，经审批同意后进行调整。

四、供应商管理

（一）供应商准入

1.物资采购中心建立供应商准入标准和评价体系，明确供应商应具备的资质、生产能力、质量保证能力、信誉等条件。

2.供应商需提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资料，经物资采购中心审核合格后，纳入供应商名录。

（二）供应商评价

1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。

2.采用定量与定性相结合的评价方法，根据评价结果对供应商进行分级管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。

（三）供应商淘汰

对于评价结果为不合格的供应商，物资采购中心应及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应予以淘汰，不再列入供应商名录。

（四）供应商激励

对表现优秀的供应商给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先合作、给予奖励等，以提高供应商的积极性和合作意愿。

五、采购流程

（一）采购申请

需求部门根据已审批的采购计划，填写物资采购申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等内容，并提交物资采购中心。

（二）采购文件准备

物资采购中心根据采购申请，编制采购文件，包括采购询价单、招标文件、谈判文件等。采购文件应明确采购要求、评审标准、合同条款等内容。

（三）供应商选择

1.物资采购中心通过发布采购信息、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，选择符合要求的供应商参与采购活动。

2.组织供应商进行报价、投标或谈判，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评审，选择最优供应商。

（四）采购合同签订

确定中标供应商后，物资采购中心与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

（五）采购合同执行

1.物资采购中心负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。

2.需求部门负责对到货物资进行验收，如发现物资质量、数量等问题，应及时通知物资采购中心，由物资采购中心与供应商协商解决。

（六）采购付款

财务部门根据采购合同和验收单据，审核无误