公司档案管理表格.docx

?一、档案管理概述

公司档案是企业在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，它反映了公司的发展历程、业务活动、管理决策等重要信息。有效的档案管理对于公司的运营、决策、合规以及知识传承都具有至关重要的意义。

档案管理表格作为档案管理工作的重要工具，用于记录、整理、检索和统计档案信息。通过合理设计和运用这些表格，可以提高档案管理的效率和准确性，确保档案的完整性和可利用性。

二、档案管理表格分类

（一）档案目录表

1.用途

档案目录表是档案管理的基础表格，用于记录每份档案的基本信息，包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级、来源、页数等。它是查找和识别档案的重要依据，通过目录可以快速定位所需档案。

2.表格样式

|档案编号|题名|年度|保管期限|密级|来源|页数|备注|

|---|---|---|---|---|---|---|---|

|001|公司年度财务报告|2022|永久|机密|财务部|50|-|

|002|市场调研报告-上半年|2022|长期|秘密|市场部|30|-|

（二）档案借阅登记表

1.用途

记录档案借阅的相关信息，包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案编号、题名、归还日期等。通过该表格可以跟踪档案的借阅情况，确保档案按时归还，防止档案丢失或损坏。

2.表格样式

|借阅日期|借阅人姓名|部门|档案编号|题名|归还日期|实际归还日期|是否超期|备注|

|---|---|---|---|---|---|---|---|---|

|2022/05/10|张三|销售部|003|销售合同模板|2022/05/15|2022/05/13|否|-|

|2022/06/05|李四|研发部|005|技术方案文档|2022/06/10|2022/06/12|是|超期2天|

（三）档案移交登记表

1.用途

用于记录档案在不同部门或人员之间的移交情况，包括移交日期、移交人姓名、部门、接收人姓名、部门、档案编号、题名、数量等。明确档案的流转过程，保证档案交接的准确性和可追溯性。

2.表格样式

|移交日期|移交人姓名|部门|接收人姓名|部门|档案编号|题名|数量|备注|

|---|---|---|---|---|---|---|---|---|

|2022/03/15|王五|行政部|赵六|人力资源部|007|员工培训记录|10册|-|

（四）档案销毁登记表

1.用途

当档案达到保管期限或不再具有保存价值时，记录档案销毁的相关信息，包括销毁日期、档案编号、题名、数量、销毁原因、审批人等。确保档案销毁过程合法合规，并留有记录。

2.表格样式

|销毁日期|档案编号|题名|数量|销毁原因|审批人|监销人|备注|

|---|---|---|---|---|---|---|---|

|2022/07/20|010|过期的市场宣传资料|50份|已过有效期，无保存价值|张总|李经理|-|

（五）档案整理清单

1.用途

在对档案进行定期整理时，使用该清单记录档案的整理情况，包括档案类别、数量、整理时间、整理人等。有助于了解档案整理工作的进展和成果，保证档案整理的系统性和规范性。

2.表格样式

|档案类别|数量|整理时间|整理人|备注|

|---|---|---|---|---|

|合同档案|200份|2022/08/01-2022/08/10|孙七|-|

|人事档案|150份|2022/08/15-2022/08/20|周八|-|

（六）档案统计报表

1.用途

定期对档案管理的各项数据进行统计分析，生成档案统计报表。报表内容可以包括档案数量统计、档案分类统计、借阅情况统计、销毁情况统计等。通过统计报表，为公司决策提供数据支持，了解档案管理工作的整体状况。

2.表格样式

档案数量统计表

|档案类别|数量（当前）|数量（去年同期）|同比变化|备注|

|---|---|---|---|---|

|合同档案|300份|280份|+7.14%|-|

|技术档案|180份|200份|-10%|-|

档案借阅情况统计表

|月份|借阅次数|借阅人数|借阅档案类别分布|备注|

|---|---|---|---|---|

|2022年1月|50次|30人|合同档案20次，技术档案15次，人事档案15次|-|

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