工程档案管理程序.docx

?一、引言

工程档案是工程项目建设全过程的真实记录，是工程项目竣工验收和交付使用的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、改建、扩建的重要依据。为了加强工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本工程档案管理程序。

二、适用范围

本程序适用于公司所有工程项目档案的管理，包括新建、改建、扩建、维修等各类工程项目。

三、职责分工

（一）项目经理

1.负责组织项目档案管理工作，明确项目档案管理的责任分工。

2.审核项目档案管理计划和制度，确保其符合公司要求和项目实际情况。

3.协调解决项目档案管理工作中出现的问题，保障档案管理工作顺利进行。

（二）项目技术负责人

1.指导项目文件资料的形成、积累和整理工作，对文件资料的真实性、准确性和完整性负责。

2.审核重要文件资料，确保其符合技术规范和项目要求。

3.参与项目档案的验收工作，提供技术方面的支持和指导。

（三）档案管理人员

1.负责制定项目档案管理计划和制度，明确档案管理的流程、标准和要求。

2.对项目文件资料进行收集、整理、分类、编目、装订和保管，确保档案的质量和安全。

3.组织项目档案的归档工作，定期检查档案的归档情况，及时督促相关人员完成归档任务。

4.建立项目档案检索系统，方便档案的查询和利用。

5.参与项目档案的验收工作，负责档案验收的具体组织和实施。

（四）各部门及岗位人员

1.负责本部门及岗位工作中形成文件资料的收集、整理和归档，确保文件资料的真实、准确、完整。

2.按照档案管理要求，及时将文件资料移交档案管理人员，配合档案管理人员做好档案管理工作。

四、工程档案管理流程

（一）档案收集

1.档案管理人员应提前向各部门及岗位人员明确文件资料的收集范围、要求和时间节点。

2.各部门及岗位人员按照要求及时收集本部门及岗位工作中形成的文件资料，包括但不限于：

-项目前期文件，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。

-设计文件，如初步设计、施工图设计等。

-施工过程文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、施工日志、质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。

-监理文件，如监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单等。

-物资文件，如设备采购合同、材料检验报告、设备安装调试记录等。

-竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。

3.对于外来文件，如上级主管部门文件、相关单位来函等，由专人负责收集，并进行登记。

（二）档案整理

1.档案管理人员对收集到的文件资料进行集中整理，按照档案分类标准进行分类。

2.对每份文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。

3.去除文件资料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的文件进行修复。

4.按照文件资料的形成时间顺序进行排列，同一事项的文件应集中排列在一起。

5.编写文件资料的目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、页数等信息，确保目录清晰、准确。

（三）档案编目

1.根据整理好的档案，编制档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、日期、保管期限等信息。

2.建立电子档案目录，将纸质档案目录录入电子系统，方便查询和利用。

3.对档案进行分类统计，如按照项目阶段、档案类型等进行统计，为档案管理提供数据支持。

（四）档案装订

1.对于纸张规格不一致的文件资料，应进行统一折叠，使其符合档案装订要求。

2.采用线装或胶装的方式对档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。

3.在档案封面和脊背处填写档案编号、档案名称、日期等信息，确保档案标识清晰。

（五）档案保管

1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。

2.按照档案保管期限，将档案分别存放在不同的档案柜中，便于查找和管理。

3.对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。

4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。

（六）档案利用

1.建立档案借阅制度，明确借阅范围、借阅手续和借阅期限。

2.因工作需要借阅档案的人员，应填写借阅申请表，经项目经理或项目技术负责人批准后，方可借阅。

3.档案管理人员应按照借阅申请表的要求，提供相应的档案，并做好借阅登记。

4.借阅人员应妥善保管档