办公用品管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管及报废等流程，合理控制办公用品费用，提高办公用品使用效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工。

3.基本原则

-统一管理原则：公司办公用品实行统一采购、统一调配、统一管理。

-节约高效原则：鼓励员工节约使用办公用品，提高办公用品使用效率，避免浪费。

-按需领用原则：员工根据工作需要，合理领用办公用品，不得超量领用。

二、管理职责

1.行政部门职责

-负责制定办公用品管理制度并组织实施。

-负责办公用品的预算编制、采购、库存管理、发放及回收等工作。

-定期对办公用品的使用情况进行统计分析，提出改进建议。

-负责办公用品供应商的选择、评估及管理。

2.财务部门职责

-负责审核办公用品采购预算及费用报销。

-定期对办公用品费用进行核算和分析，确保费用合理控制。

3.使用部门及员工职责

-各部门应指定专人负责本部门办公用品的领用、保管及使用监督。

-员工应遵守办公用品管理制度，按需领用办公用品，爱护办公用品，节约使用。

三、办公用品分类及标准

1.办公用品分类

-文具类：如笔、笔记本、文件夹、订书机、胶水等。

-办公设备类：如电脑、打印机、复印机、传真机等。

-办公耗材类：如打印纸、墨盒、硒鼓、墨粉等。

-办公家具类：如办公桌、办公椅、文件柜等。

-其他类：如清洁用品、绿植等。

2.办公用品标准

-根据员工岗位和工作需求，制定不同岗位的办公用品配备标准，具体标准见附件[岗位办公用品配备标准表]。

-办公用品的质量应符合国家相关标准及公司实际使用要求。

四、办公用品采购管理

1.采购预算编制

-行政部门每年年底根据公司下一年度工作计划及办公用品使用情况，编制下一年度办公用品采购预算，经财务部门审核、公司领导审批后执行。

-采购预算应明确各类办公用品的名称、规格、数量、预计金额等内容。

2.采购流程

-供应商选择

-行政部门通过多种渠道收集办公用品供应商信息，建立供应商档案。

-对供应商进行评估，包括供应商的信誉、产品质量、价格、服务等方面，选择优质供应商合作。

-采购申请

-各部门因工作需要采购办公用品时，应填写《办公用品采购申请表》，注明办公用品名称、规格、数量、需求日期等信息，经部门负责人签字后提交行政部门。

-行政部门根据库存情况及采购预算，对采购申请进行审核。如库存有货，直接发放；如库存无货且在采购预算范围内，批准采购申请；如超出采购预算，报公司领导审批。

-采购实施

-行政部门根据批准的采购申请，向选定的供应商下达采购订单，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货日期等条款。

-供应商按照采购订单要求及时组织发货，行政部门负责跟踪订单执行情况，确保按时到货。

-验收

-办公用品到货后，行政部门负责组织验收。验收人员应根据采购订单及相关标准，对办公用品的数量、规格、质量等进行核对。

-如发现办公用品存在数量短缺、质量问题等，应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。

3.采购合同管理

-行政部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货日期、质量标准、售后服务等条款。

-采购合同应妥善保管，如有变更或解除合同的情况，应及时办理相关手续，并做好记录。

五、办公用品库存管理

1.库存设置

-行政部门设立办公用品仓库，用于存放办公用品。仓库应保持整洁、通风良好，确保办公用品的质量不受影响。

-根据办公用品的类别、规格、型号等进行分类存放，设置明显的标识牌，便于查找和管理。

2.库存盘点

-行政部门定期对办公用品库存进行盘点，每月至少盘点一次。盘点时应确保账实相符，如有差异应及时查明原因并进行调整。

-盘点结束后，编制《办公用品库存盘点表》，注明盘点日期、办公用品名称、规格、型号、实际数量、账面数量、差异数量及原因等信息，经盘点人员签字确认后报行政部门负责人审