化妆品进货验收管理制度.docx

?一、目的

为确保公司所采购的化妆品符合相关质量标准和法规要求，保障消费者的使用安全和权益，规范化妆品进货验收流程，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有化妆品的采购、验收、储存及销售等环节。

三、职责分工

采购部门

1.负责选择合格的化妆品供应商，确保供应商具备合法的经营资质。

2.与供应商签订采购合同，明确化妆品的规格、数量、价格、质量要求、交货日期等条款。

3.及时将采购订单及相关信息传递给验收部门。

验收部门

1.制定化妆品验收标准和流程，并严格按照标准和流程进行验收工作。

2.对采购的化妆品进行逐批验收，检查化妆品的外观、包装、标识、质量证明文件等是否符合要求。

3.对验收合格的化妆品出具验收报告，对验收不合格的化妆品及时通知采购部门处理，并做好记录。

仓储部门

1.负责提供合适的储存环境，确保验收合格的化妆品得到妥善保管。

2.对入库的化妆品进行分类存放，做好库存管理工作，定期盘点库存。

3.根据销售部门的需求，及时准确地发货。

销售部门

1.负责了解市场需求，合理安排化妆品的采购计划，并及时反馈市场信息。

2.按照相关规定销售化妆品，确保销售的化妆品质量合格，并向消费者提供必要的产品信息和售后服务。

四、进货验收标准

外观与包装

1.化妆品外观应整洁、无破损、无变形、无异味。

2.包装应完好无损，标签清晰、准确，内容应符合《化妆品标识管理规定》等相关法规要求，包括产品名称、规格、净含量、生产日期、保质期、成分表、生产企业名称和地址、生产许可证号、化妆品生产许可证号、执行标准号、卫生许可证号、进口化妆品的批准文号等。

质量证明文件

1.供应商应提供化妆品的质量合格证明文件，如产品检验报告、质量认证证书等。

2.进口化妆品应提供进口化妆品卫生许可批件、检验检疫证明等相关文件。

产品质量

1.化妆品应符合国家相关质量标准和行业标准，不得含有禁用物质和超量使用限用物质。

2.对一些特殊功效的化妆品，如美白、祛斑、防晒等，还应符合相应的特殊要求，如防晒化妆品的防晒指数应符合规定等。

五、进货验收流程

到货通知

1.采购部门在化妆品到货前，应提前通知验收部门到货时间、品种、数量等信息。

2.验收部门根据采购部门的通知，安排验收人员和验收场地，准备好验收所需的工具和文件。

初步检查

1.验收人员在化妆品到货时，首先对化妆品的外包装进行检查，查看包装是否完好，标识是否清晰，有无破损、变形、污染等情况。

2.核对化妆品的名称、规格、数量等信息是否与采购订单一致。

资质审核

1.检查供应商提供的质量证明文件是否齐全、有效。

2.对进口化妆品，核实其进口化妆品卫生许可批件、检验检疫证明等文件的真实性和有效性。

抽样检验

1.根据化妆品的种类、批量等情况，按照一定的比例进行抽样。抽样应具有代表性，确保能反映整批化妆品的质量状况。

2.将抽取的样品送实验室或委托有资质的检验机构进行检验，检验项目应包括外观、理化指标、微生物指标等，具体检验项目根据化妆品的特性和相关标准确定。

验收判定

1.验收人员根据检验报告和验收标准，对整批化妆品进行验收判定。

2.若化妆品的外观、包装、质量证明文件及检验结果均符合验收标准，则判定该批化妆品验收合格；若有任何一项不符合标准，则判定为验收不合格。

验收记录

1.验收人员应详细记录化妆品的验收情况，包括到货日期、品种、规格、数量、供应商名称、质量证明文件编号、检验项目及结果、验收结论等信息。

2.验收记录应妥善保存，保存期限应符合相关法规要求，以便日后查阅和追溯。

不合格处理

1.对于验收不合格的化妆品，验收部门应及时填写《不合格化妆品处理通知单》，通知采购部门。

2.采购部门负责与供应商沟通，协商退货、换货或补货等事宜，并跟踪处理结果。

3.不合格化妆品应单独存放，做好标识，防止其流入市场。对于不合格化妆品的处理情况，也应做好记录。

六、储存管理

储存环境

1.仓储部门应根据化妆品的特性，提供适宜的储存环境，确保温度、湿度等条件符合要求。

2.一般化妆品应储存在干燥、通风、阴凉的仓库内，避免阳光直射和潮湿环境。对于有特殊储存要求的化妆品，如某些含有生物活性成分的化妆品，应按照其说明书的要求进行储存。

分区存放

1.将化妆品