关于进一步规范公司合同管理工作的通知.docx

?公司各部门：

合同管理是企业管理的重要组成部分，它贯穿于企业经营活动的全过程，对于防范法律风险、维护企业合法权益、保障企业正常运营具有至关重要的意义。为进一步加强公司合同管理工作，提高合同管理水平，确保公司各项经营活动依法依规进行，现将有关事项通知如下：

一、合同管理工作的总体要求

合同管理工作要以国家法律法规和公司规章制度为依据，遵循合法合规、审慎严谨、全面规范、及时高效的原则，确保合同的签订、履行、变更、终止等各个环节都得到有效管控，实现合同管理的规范化、标准化、信息化，为公司的稳健发展提供有力保障。

二、合同管理的组织架构与职责分工

（一）组织架构

公司设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构。合同管理委员会由公司总经理担任主任，各副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会下设合同管理办公室，挂靠在法务部门，负责合同管理的日常工作。

（二）职责分工

1.合同管理委员会职责

-审议合同管理的重大政策、制度和流程；

-审议重大合同及合同管理中的重大事项；

-协调解决合同管理工作中的重大问题。

2.合同管理办公室职责

-制定和完善合同管理制度、流程和标准文本；

-负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的日常管理工作；

-组织开展合同管理培训和宣传工作；

-建立合同管理台账和档案，定期进行统计分析；

-协助处理合同纠纷和法律事务；

-完成合同管理委员会交办的其他工作。

3.业务部门职责

-负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行等工作；

-配合合同管理办公室进行合同审核和风险评估；

-及时向合同管理办公室报送合同签订、履行情况等相关信息；

-负责本部门合同纠纷的处理和协调工作。

4.法务部门职责

-对合同进行法律审核，提出法律意见和风险防范建议；

-参与重大合同的谈判和起草工作；

-协助处理合同纠纷和法律事务；

-开展法律培训和宣传工作，提高员工的法律意识和风险防范能力。

5.财务部门职责

-负责对合同涉及的财务条款进行审核，提出财务风险防范建议；

-参与合同付款条款的制定和审核；

-负责合同款项的收付管理，确保资金安全；

-协助开展合同财务审计工作。

三、合同的起草与审核

（一）合同起草

1.业务部门负责合同的起草工作，应根据业务实际情况，明确合同双方的权利义务，确保合同条款完整、准确、清晰，符合法律法规和公司利益。

2.合同起草应使用公司统一的合同标准文本，如无标准文本，应参照相关法律法规和行业惯例进行起草，并确保合同格式规范、内容严谨。

3.合同起草过程中，业务部门应充分征求相关部门意见，涉及多个部门的合同，主办部门应组织相关部门进行会商，共同研究合同条款，确保合同内容符合各部门的业务需求和公司整体利益。

（二）合同审核

1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本及相关资料提交合同管理办公室进行审核。审核资料包括但不限于合同背景说明、对方主体资格证明文件、业务可行性分析报告等。

2.合同管理办公室收到合同文本后，应按照合同审核流程进行审核。首先由法务人员进行法律审核，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险；然后由财务人员进行财务审核，审查合同财务条款是否合理，是否符合公司财务制度和资金管理要求；如有必要，合同管理办公室还可组织相关部门进行联合审核或专项审核。

3.审核人员应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议，业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善。如业务部门对审核意见有异议，可与审核人员进行沟通协商，如协商不成，可提交合同管理委员会审议决定。

四、合同的签订与履行

（一）合同签订

1.合同经审核通过后，业务部门应按照公司授权管理制度的规定，办理合同签订手续。合同签订人应具备相应的授权资格，严禁超越授权签订合同。

2.合同签订前，业务部门应确保对方主体资格合法有效，合同签订人应核实对方签字盖章的真实性和有效性。合同文本应一式多份，确保合同双方各执一份，并根据需要分送相关部门存档。

3.合同签订过程中，应严格按照合同约定的签订方式和程序进行，确保合同签订过程合法合规。如采用电子合同方式签订的，应符合电子签名法等相关法律法规的规定，并确保电子合同的