发票报销管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司财务管理，规范发票报销流程，确保公司资金安全，维护公司合法权益，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销。

3.基本原则

-真实性原则：报销的发票必须真实、合法，反映实际发生的经济业务。

-合理性原则：报销费用应符合公司相关规定和业务实际需要，具有合理性。

-完整性原则：报销凭证应具备合法有效的发票及其他必要的附件，内容完整。

-及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。

二、发票要求

1.发票的真实性

-员工取得的发票必须是由税务机关统一印制、发放的正规发票，发票上应加盖发票专用章。

-发票内容应真实、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务或商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。

-财务部门有权对发票的真实性进行核实，如发现虚假发票，将不予报销，并追究相关人员责任。

2.发票的合法性

-发票必须在规定的使用范围内开具，不得开具与实际业务不符的发票。

-发票的开具应符合税收法律法规的规定，不得开具作废发票、过期发票或白条。

-对于不符合税收法律法规规定的发票，财务部门有权拒收，并要求员工重新取得合法有效的发票。

3.发票的完整性

-发票应具备完整的票面信息，不得有涂改、挖补、缺联等情况。

-发票的附件应齐全，如购物小票、清单、合同等，能够证明经济业务的真实性和合理性。

-对于发票附件不完整的报销申请，财务部门有权要求员工补充完整后再进行报销。

三、报销流程

1.费用发生

员工在开展业务活动过程中发生费用支出时，应按照公司相关规定和业务实际需要，取得合法有效的发票及其他必要的附件。

2.填写报销单

-员工应根据费用发生情况，填写公司统一格式的报销单。报销单应填写清晰、准确，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用项目、金额、发票号码等信息。

-报销单上的金额应与发票及附件上的金额一致，如有多张发票，应分别填写报销单或在报销单上注明每张发票的金额及合计金额。

3.粘贴发票及附件

-员工应将发票及附件按照报销单上的项目顺序整齐粘贴在报销单背面，发票的正面应朝上，便于审核。

-粘贴发票及附件时，应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等，确保粘贴牢固，不易脱落。

4.部门负责人审批

报销单填写完毕并粘贴好发票及附件后，应提交给部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司相关规定和业务实际情况，对报销费用的真实性、合理性、必要性进行审核，并签署审批意见。

5.财务审核

-部门负责人审批通过后，报销单应提交给财务部门进行审核。财务部门应重点审核发票的真实性、合法性、完整性，报销金额是否符合公司规定，报销流程是否合规等。

-对于不符合报销规定的报销单，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充完整或更正相关信息，直至符合报销要求。

6.总经理审批

-经财务审核通过的报销单，应提交给总经理进行审批。总经理应根据公司整体财务状况和业务发展需要，对报销费用进行最终审批。

-总经理审批通过后，报销单方可进入报销支付环节。

7.报销支付

-财务部门根据总经理审批通过的报销单，按照公司规定的支付方式和时间，将报销款项支付给报销人。

-对于采用银行转账方式支付的报销款项，财务部门应确保收款账号与报销人提供的账号一致，避免支付错误。

四、报销标准

1.差旅费报销标准

-交通费用

-员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的等级标准执行。如因特殊情况需要乘坐高于标准的交通工具，应提前向总经理申请并获得批准。

-乘坐飞机经济舱可报销机票费用及机场建设费、燃油附加费；乘坐火车硬座、硬卧可报销相应车票费用；乘坐轮船三等舱可报销船票费用。

-市内交通费用应根据实际情况合理报销，如因业务需要乘坐出租车，应注明乘坐事由、时间、起止地点等信息。

-住宿费用

员工出差期间的住宿费用应根据出差地点的不同执行相应的标准。一线城市及经济发达地区住宿标准相对较高，二三线城市及经济欠发达地区住宿标准相对较低。

住宿费用应提供正规发票，发票上应注明住宿日期、房间号、住宿人数等信息。

-餐饮补