工程建设档案管理办法.docx

?一、总则

（一）目的

为加强工程建设档案管理，确保工程建设档案的完整、准确、系统和有效利用，根据国家有关法律法规及相关规定，结合本单位实际情况，制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于本单位组织实施的各类新建、改建、扩建工程建设项目（以下简称工程项目）的档案管理工作。

（三）基本原则

1.统一领导、分级管理原则。工程项目档案工作在单位统一领导下，由各项目建设单位（部门）负责组织实施，实行分级管理。

2.同步管理原则。工程项目档案管理工作与项目建设全过程同步进行，确保档案资料的收集、整理、归档与工程建设进度相匹配。

3.真实性、完整性、准确性原则。档案资料应如实反映工程项目建设的实际情况，内容完整、数据准确，能够全面、客观地记录工程建设过程。

4.集中保管、规范利用原则。工程项目档案应集中统一保管，建立科学合理的管理制度，便于查询和利用，同时确保档案信息的安全。

二、管理职责

（一）单位档案管理部门职责

1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本单位工程建设档案管理制度。

2.负责对工程项目档案管理工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。

3.参与重大工程项目档案管理工作方案的制定，对档案管理工作提出意见和建议。

4.负责接收和保管各项目建设单位（部门）移交的工程项目档案，并进行整理、编目、上架等工作。

5.组织开展工程项目档案的鉴定、销毁等工作，确保档案信息的安全和有效。

6.提供工程项目档案的查阅、借阅等服务，积极推进档案信息资源的开发利用。

（二）项目建设单位（部门）职责

1.负责本项目档案管理工作的组织领导，建立健全项目档案管理工作机制，明确档案管理岗位职责。

2.制定本项目档案管理工作方案，明确档案管理的工作目标、任务、要求和措施，并报单位档案管理部门备案。

3.负责组织、协调本项目各参建单位的档案管理工作，监督、检查各参建单位档案管理工作的落实情况。

4.按照档案管理要求，负责收集、整理、归档本项目建设过程中形成的各类文件材料，确保档案资料的完整、准确、系统。

5.负责对本项目档案进行自查自纠，对发现的问题及时整改，并在项目竣工验收前完成档案专项验收准备工作。

6.在项目竣工验收后，按照规定向单位档案管理部门移交工程项目档案。

（三）项目各参建单位职责

1.建立健全本单位在项目建设过程中的档案管理制度，明确专人负责档案管理工作。

2.按照项目档案管理工作要求，负责收集、整理、归档本单位承担任务范围内形成的文件材料，并及时向项目建设单位（部门）移交。

3.配合项目建设单位（部门）做好档案管理相关工作，接受项目建设单位（部门）和单位档案管理部门的监督、检查和指导。

三、档案的形成与收集

（一）档案形成范围

工程项目档案包括从项目策划、立项、可行性研究、设计、施工、监理到竣工验收等全过程形成的各类文件材料，具体包括：

1.项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。

2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。

3.施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。

4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。

5.项目竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。

6.其他与项目建设有关的文件材料，如项目招投标文件、合同协议、会议纪要、来往信函等。

（二）收集要求

1.各参建单位应明确档案收集责任人，按照档案形成范围和时间节点，及时收集本单位形成的文件材料。

2.收集的文件材料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章手续齐全。

3.对重要文件材料应进行备份，确保档案信息的安全。

4.项目建设过程中形成的电子文件应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可用性。

四、档案的整理与归档

（一）整理原则

1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

2.区分不同价值，便于保管和利用。

3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。

（二）整理方法

1.分类：按照工程项目档案的形成阶段、专业类别等进行分类，一般可分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等大类，每大类下再根据具体内容进行细分。

2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷，卷内文件应保持相对独立和完整