关于进一步加强公司接待费用管理的通知.docx

?公司各部门：

为了加强公司接待费用管理，规范接待行为，控制接待费用支出，提高资金使用效益，确保公司各项工作的顺利开展，现结合公司实际情况，就进一步加强公司接待费用管理的有关事项通知如下：

一、指导思想

以公司发展战略为导向，坚持勤俭节约、务实高效的原则，严格控制接待费用支出，杜绝铺张浪费，树立公司良好形象，促进公司健康可持续发展。

二、管理原则

1.预算控制原则：接待费用纳入公司年度预算管理，各部门应严格按照预算安排执行，不得超预算支出。

2.规范审批原则：接待费用报销必须严格按照规定的审批流程进行，确保费用支出真实、合理、合规。

3.勤俭节约原则：倡导简约适度的接待方式，反对铺张浪费，注重接待实效，合理安排接待标准和规模。

4.对口接待原则：根据业务往来和工作需要，实行对口接待，避免多头接待和重复接待。

三、接待范围

1.上级领导及相关部门来公司检查指导工作。

2.兄弟单位来公司交流学习、考察调研。

3.重要客户来公司洽谈业务、合作签约。

4.其他因工作需要安排的接待活动。

四、接待标准

1.住宿标准：

-上级领导及重要客人：根据实际情况，安排在公司协议酒店或当地较好的酒店，标准为[X]元/间/天。

-兄弟单位人员：安排在公司协议酒店或当地中等水平酒店，标准为[X]元/间/天。

-一般客户：安排在当地普通酒店，标准为[X]元/间/天。

2.餐饮标准：

-上级领导及重要客人：接待午餐或晚餐，标准为[X]元/人/餐，酒水费用不超过餐饮费用的[X]%。

-兄弟单位人员：接待午餐或晚餐，标准为[X]元/人/餐，酒水费用不超过餐饮费用的[X]%。

-一般客户：接待午餐或晚餐，标准为[X]元/人/餐，原则上不安排酒水。

3.交通标准：

-上级领导及重要客人：根据需要安排车辆接送，车辆使用标准按照公司相关规定执行。

-兄弟单位人员：如需接送，安排公司普通车辆，市内交通费按照[X]元/人/天标准报销。

-一般客户：原则上不安排接送，如因特殊情况需要安排，需经公司领导批准，市内交通费按照[X]元/人/天标准报销。

4.其他标准：

-会议室使用：因接待需要使用会议室的，按照公司会议室使用管理规定执行，如需提供茶水、水果等，标准为[X]元/人。

-礼品赠送：根据业务需要和接待对象，确需赠送礼品的，应严格控制礼品标准，每次礼品费用不得超过[X]元。礼品应选择具有公司特色或当地代表性的物品，并提前报公司领导批准。

五、接待流程

1.接待申请：各部门因工作需要安排接待活动的，应提前填写《公司接待申请表》（见附件1），详细说明接待对象、人数、时间、活动内容、接待标准等信息，经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。

2.接待安排：经审批后的《公司接待申请表》交至行政部门，行政部门根据接待要求，负责安排住宿、餐饮、交通、会议室等相关事宜，并提前与接待对象沟通确认。

3.接待实施：接待活动期间，行政部门应安排专人负责接待工作，确保接待活动顺利进行。接待人员应热情周到，严格按照接待标准执行，不得擅自提高标准或增加不必要的开支。

4.费用报销：接待活动结束后，接待人员应及时整理相关票据，填写《公司接待费用报销单》（见附件2），并附上《公司接待申请表》、发票、菜单等原始凭证，按照公司费用报销流程进行审批报销。

六、审批流程

1.部门负责人审核：接待人员填写的《公司接待费用报销单》及相关原始凭证，先由部门负责人进行审核，重点审核接待事项的真实性、必要性、接待标准的合规性等，审核无误后签字确认。

2.财务部门审核：财务部门收到报销单据后，对票据的真实性、合法性、完整性进行审核，同时对照接待标准核实费用支出的合理性，审核通过后签字盖章。

3.分管领导审批：经部门负责人和财务部门审核后的报销单据，报公司分管领导审批。分管领导根据公司相关规定和实际情况，对费用报销进行审批，签署意见。

4.主要领导审批：对于金额较大或重要的接待费用报销，需报公司主要领导审批。主要领导审批通过后，报销单据方可进入报销流程。

七、费用核算与报销要求

1.费用核算：接待费用应按照费用发生的实际情况进行明细核算，准确记录接待对象、时间、地点、费用项目及金额等信息，确保费用核算清晰、准确。

2.报销要求：

-报销票据：接待费用报销必须提供真实、合法、有效的发票，发票内容应与实际接待内容相符，包括日期