敏感交易的具体审批程序.doc

张家港市科亿机械有限公司

文件名称

敏感交易的具体审批程序

文件编号

KY-HA-26

编制日期：

2024-3-4

制订人

陶凤娣

审核人

徐俭

一、适用范围本程序适用于所有涉及第三方赠与礼品（含现金、有价证券等）的接收处理，以及公司内部礼品申领业务，具体包含：

供应商/客户赠送的价值100元以上的礼品

业务接待中产生的伴手礼等非货币性赠品

员工申领用于商务活动的常规礼品及促销赠品

二、第三方赠与礼品管理

（一）接收登记

任何人员收到第三方赠品，须在24小时内填写《礼品接收登记表》（含赠品名称、数量、估值、赠送方信息），交办公室专管员

禁止接收现金、代金券等货币类赠品，特殊情况下需由财务部门介入处理

（二）评估审批

单件估值≤500元：部门负责人审核后入礼品库

单件估值＞500元：由办公室组织三人评估小组确认价值，报总经理审批

特殊敏感物品（如贵金属、奢侈品）：需经财务部备案后，报总经理办公会审议

三、礼品申领审批标准（一）常规审批流程

申领人填写《礼品领用申请表》，明确用途、接收对象、预算金额

审批权限分级：

单次≤1万元：部门负责人→办公室主任

1-5万元：财务经理→总经理

（二）特殊场景加签

涉及政府机构：需同步抄送总经理

涉外商务活动：国际业务部负责人加签

紧急采购：可先电话报批，3日内补交书面材料

四、过程管控要求

建立双台账管理：办公室负责出入库登记，财务部建立专项科目核算

月度盘点机制：库管员每月25日进行实物盘点，账实差异超5%须启动专项审计

赠品流向追踪：所有外赠礼品需留存接收方签字确认单，促销赠品需匹配销售数据

五、禁止性规定

严禁拆分采购规避审批（如将5万元采购拆分为5笔1万元订单）

禁止将库存商品转为赠品使用（特殊促销需经市场部评估备案）

不得接收带有政治/宗教倾向的赠品

六、监督问责

内部审计部每季度抽检20%礼品交易记录

违规接收/申领礼品者，按估值金额阶梯追责：

＜1000元：警告处分+2倍罚款

1000-5000元：降级处理+3倍罚款

＞5000元：解除劳动合同+移送司法机关