合约管理部工作职责及工作标准.docx

?一、引言

合约管理部在企业运营中扮演着至关重要的角色，负责管理各类合同，确保合同的签订、履行、变更及终止等环节合法合规、有序进行，有效维护企业的合法权益，为企业的稳定发展提供坚实保障。本文档旨在详细阐述合约管理部的工作职责及工作标准。

二、工作职责

合同起草与审核

1.业务沟通与需求分析

-与公司各业务部门保持密切沟通，深入了解业务需求和交易背景。

-针对具体业务事项，详细收集相关信息，包括业务目标、交易条件、合作方情况等，为合同起草提供准确依据。

2.合同起草

-根据业务需求和相关法律法规，运用专业知识和经验，起草各类合同文本。

-确保合同条款清晰、准确、完整，明确双方的权利义务、交易方式、违约责任等关键内容。

-合同语言应规范、严谨，避免模糊不清或产生歧义的表述。

3.合同审核

-对起草的合同进行内部审核，重点审查合同条款的合法性、合规性、完整性和可行性。

-从法律风险、商业利益、操作便利性等多个角度进行综合评估，提出修改意见和建议。

-与业务部门就审核意见进行沟通协商，达成一致后对合同进行修改完善。

-对于重大合同或涉及复杂法律问题的合同，组织相关部门和专业法律人士进行会审，确保合同质量。

合同签订管理

1.合同审批流程管理

-建立健全合同审批流程，明确各部门在合同审批中的职责和权限。

-按照规定的审批流程，及时提交合同草案及相关资料，跟踪审批进度，确保合同审批顺利进行。

-对审批过程中提出的意见和问题进行协调处理，推动合同审批通过。

2.合同签署安排

-根据合同审批结果，协调安排合同签署事宜。

-与合作方确定合同签署时间、地点，准备好签署所需的文件和资料。

-组织双方当事人进行合同签署，确保签署过程合规、有序。

-对签署后的合同进行编号、归档，并及时将合同副本分发给相关部门。

合同履行跟踪

1.履行计划制定

-在合同签订后，协助业务部门制定合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。

-对履行计划进行审核，确保其符合合同约定和企业实际情况。

2.履行情况监控

-定期跟踪合同履行情况，及时掌握业务进展动态。

-督促业务部门按照合同约定履行义务，对发现的问题及时与相关部门沟通协调，采取有效措施解决。

-收集、整理合同履行过程中的相关资料，如往来函件、送货单、验收报告等，作为合同履行的证据。

3.变更与争议处理

-对于合同履行过程中需要变更的事项，按照合同约定的程序进行审批和处理。

-协助业务部门与合作方就变更事项进行协商，签订补充协议，确保变更后的合同合法有效。

-如发生合同争议，及时介入，收集相关证据，分析争议焦点，提出解决方案。

-根据需要，代表企业参与诉讼或仲裁活动，维护企业的合法权益。

合同档案管理

1.合同归档

-负责对合同从起草、审核、签订到履行完毕的全过程文件资料进行整理、归档。

-确保归档文件资料齐全、完整、真实，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。

-建立合同档案目录，便于查询和检索。

2.档案保管与维护

-妥善保管合同档案，确保档案的安全和完整。

-定期对合同档案进行检查、清理，对损坏或变质的档案及时进行修复或复制。

-按照档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定和销毁，确保档案管理符合法律法规要求。

3.档案查阅与利用

-建立合同档案查阅制度，明确查阅权限和流程。

-对因工作需要查阅合同档案的人员进行登记，确保查阅行为合规。

-根据查阅申请，及时提供相关合同档案资料，并做好查阅记录。

合同风险管理

1.风险识别与评估

-定期对企业合同进行风险排查，识别潜在的法律风险、商业风险和操作风险。

-运用科学的风险评估方法，对识别出的风险进行量化评估，确定风险等级。

2.风险应对措施制定

-根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。

-对于高风险合同，提出针对性的防范建议，如增加担保条款、调整交易方式等。

-建立风险预警机制，及时发现和报告可能引发风险的因素，提前采取措施加以防范。

3.风险监控与改进