工程项目会议管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强工程项目管理，规范会议组织与管理工作，提高沟通效率，确保工程项目顺利推进，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部与工程项目相关的各类会议，包括但不限于项目启动会、项目例会、专题会、技术交流会、协调会等。

3.会议组织原则

-精简高效原则：会议应注重实效，精简会议议程和参会人员，提高会议效率，避免形式主义。

-分级负责原则：根据会议的性质和规模，明确会议组织和主持的责任主体，确保会议有序进行。

-沟通及时原则：及时传递工程项目相关信息，保证信息在各部门和人员之间的有效沟通，促进问题的及时解决。

二、会议分类及职责分工

项目启动会

1.定义

项目启动会是项目正式启动阶段召开的会议，旨在宣布项目启动，明确项目目标、范围、组织架构、主要参与人员及各方职责，介绍项目初步计划和重要里程碑等。

2.职责分工

-项目经理：负责会议筹备，组织编写项目启动报告，确定参会人员名单，协调会议场地和设备等，并主持会议。

-项目发起部门：介绍项目发起背景、目的和期望达成的目标，明确对项目的支持和要求。

-相关职能部门：如工程技术部、质量安全部、物资采购部等，介绍本部门在项目中的职责和工作接口，明确工作配合方式。

项目例会

1.定义

项目例会是定期召开的工程项目沟通会议，旨在总结项目进展情况，分析解决项目中存在的问题，部署下一阶段工作任务。

2.职责分工

-项目经理：负责会议的整体组织和主持，准备项目进展报告、问题清单等会议资料，引导会议讨论并总结会议决议。

-项目团队成员：汇报各自工作进展、遇到的问题及解决方案，提出需要协调解决的事项。

-相关职能部门代表：根据项目需要参加会议，针对涉及本部门的问题进行沟通协调，并提供支持和建议。

专题会

1.定义

专题会是针对工程项目中特定问题或专项工作召开的会议，如技术难题研讨会、质量事故分析会、进度延误协调会等，旨在深入探讨和解决某一专题事项。

2.职责分工

-会议发起部门或人员：确定专题会议题，提前收集相关资料并通知参会人员。如涉及技术问题，由工程技术部发起并负责组织；涉及质量问题，由质量安全部发起并组织等。

-相关专家或专业人员：受邀参加会议，针对专题问题提供专业意见和解决方案。

-项目经理：协调各方资源，确保会议顺利进行，并跟踪会议决议的执行情况。

技术交流会

1.定义

技术交流会是为促进工程项目中的技术交流与创新，分享新技术、新工艺、新材料等应用经验而召开的会议。

2.职责分工

-工程技术部：负责会议的策划与组织，确定交流主题和内容，邀请内部技术专家或外部技术供应商进行技术分享。

-项目技术负责人：组织项目团队成员参加会议，鼓励团队成员积极参与交流，提出技术疑问和建议。

-参会人员：认真听取技术分享，积极参与讨论，学习借鉴新技术、新方法，为项目技术应用提供参考。

协调会

1.定义

协调会是为协调工程项目中各部门、各参建单位之间的工作关系，解决工作交叉、接口矛盾等问题而召开的会议。

2.职责分工

-项目经理：根据项目协调需求发起会议，组织各方参会人员就协调事项进行沟通协商，制定解决方案并明确责任人和时间节点。

-涉及协调事项的部门或参建单位：介绍本部门或单位工作情况，提出协调需求，共同探讨解决问题的途径和方法。

三、会议组织流程

会议筹备

1.确定会议主题和议程

-根据工程项目的实际情况和需要解决的问题，由会议发起部门或主持人确定会议主题。

-围绕会议主题，制定详细的会议议程，明确会议各项议题的先后顺序和时间分配，确保会议重点突出、流程紧凑。

2.确定参会人员名单

-根据会议性质和议题范围，确定参会人员名单。参会人员应包括与会议主题相关的项目团队成员、职能部门负责人、相关专家等，确保参会人员具有解决问题的决策能力或专业知识。

-提前将会议通知发送给参会人员，通知内容应包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的资料等信息，确保参会人员提前了解会议内容，做好充分准备。

3.准备会议资料

-根据会议议程和议题，准备相关会议资料，如项目进展报告、技术方案、问题清单、数据统计分析等。资料应内容详实、数据准确、逻辑清晰，能够支持会议讨论和决策。