办公室打印机及纸张管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为了规范办公室打印机及纸张的使用和管理，提高办公效率，节约办公资源，降低办公成本，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内各部门办公室打印机及纸张的使用、管理等相关活动。

3.管理原则

遵循节约、高效、规范的原则，确保打印机正常运行，纸张合理使用，避免浪费现象发生。

二、打印机管理

1.打印机配置与申购

-根据各部门工作需求及实际情况，由部门负责人提出打印机申购申请，填写《打印机申购申请表》，详细说明申购打印机的型号、数量、用途等信息。

-申请表经部门分管领导审批后，提交至行政部门。行政部门综合考虑公司整体需求、预算等因素进行审核，审核通过后报公司领导批准，统一进行采购。

-新购打印机到货后，行政部门负责组织相关人员进行验收，检查打印机的型号、规格、数量等是否与申购单一致，外观是否完好，功能是否正常。验收合格后，办理入库手续，并安排安装调试，确保打印机能够正常投入使用。

2.打印机使用与维护

-各部门负责本部门打印机的日常使用管理，指定专人负责打印机的操作和维护。操作人员应熟悉打印机的性能和操作方法，严格按照操作规程进行操作，确保打印机的正常运行。

-打印机操作人员应保持打印机的清洁，定期清理打印机内部的纸屑、灰尘等杂物，避免因杂物堆积影响打印机的正常工作。

-发现打印机出现故障时，操作人员应及时填写《打印机故障报修单》，详细描述故障现象和发生时间，报行政部门。行政部门根据故障情况，联系打印机供应商或专业维修人员进行维修，并跟踪维修进度，确保打印机尽快恢复正常使用。

-定期对打印机进行保养和维护，如更换硒鼓、墨盒、纸张传输部件等耗材，按照打印机使用说明书的要求进行操作，确保打印机的性能稳定。

-打印机操作人员在下班前应关闭打印机电源，避免打印机长时间处于待机状态，浪费能源。

3.打印机共享与权限设置

-为了提高打印机的使用效率，实现资源共享，公司内的打印机原则上应设置为共享状态，供各部门员工共同使用。

-行政部门负责对打印机共享权限进行统一设置，根据员工的工作岗位和职责，授予相应的打印权限。严禁未经授权的人员使用打印机。

-各部门如需调整本部门员工的打印权限，应填写《打印机权限调整申请表》，经部门负责人签字确认后，报行政部门进行修改。

4.打印机报废与处理

-当打印机出现严重故障，无法修复或已达到使用寿命，确需报废时，由使用部门填写《打印机报废申请表》，详细说明打印机的型号、购置时间、报废原因等信息。

-申请表经部门负责人和行政部门审核后，报公司领导批准。批准后，行政部门负责联系专业的回收公司进行报废处理，并做好相关记录。

-打印机报废处理后，其相关资产信息应及时在公司固定资产管理系统中进行更新，确保资产账实相符。

三、纸张管理

1.纸张采购与库存管理

-行政部门负责根据公司纸张使用情况，定期制定纸张采购计划，填写《纸张采购申请表》，经部门负责人审核后报公司领导批准。

-按照批准的采购计划，行政部门负责统一采购纸张，选择质量可靠、价格合理的供应商进行合作。采购过程中应严格按照公司采购流程进行操作，确保采购的纸张符合公司办公需求。

-纸张到货后，行政部门负责组织验收，检查纸张的规格、质量、数量等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，按照纸张的类型、规格、用途等进行分类存放，建立库存台账，记录纸张的出入库情况。

-定期对纸张库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存差异，应及时查明原因，进行调整，并向上级领导汇报。

2.纸张使用规范

-提倡双面打印和复印，减少纸张浪费。各部门员工在使用打印机和复印机时，应优先选择双面打印或复印功能，除非有特殊要求。

-对于可使用电子文档的文件资料，应尽量采用电子方式进行保存、传递和查阅，减少纸质文件的打印和复印。

-严格控制文件资料的打印份数，根据实际工作需要进行合理打印。避免因过度打印导致纸张浪费。对于重要文件资料，如需多份打印，应先进行审批，经批准后方可打印。

-纸张使用应遵循勤俭节约的原则，避免随意丢弃纸张。对于已使用过的纸张，如空白面仍可使用，应妥善保管，以便再次利用。

-各部门应设立纸张使用监督机制，鼓励员工互相监督，共同养成节约纸张的良好习惯。对浪费纸张的行为进行批评教育，并视情节轻重进行相应的处罚。

3.纸张领用与发放