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员工文件资料分类表

序号

文件类型

详细分类

存档期限

备注

1

个人基本信息

身份证、户口本、护照

永久

用于员工入职、离职等

2

教育背景

学历证书、学位证书

永久

用于员工资质审核

3

工作经历

历任单位证明、劳动合同

永久

用于员工背景调查

4

培训与认证

培训证书、职业资格证书

5年

用于员工能力评估

5

薪酬福利

薪酬发放记录、福利领取记录

5年

用于员工薪资福利管理

6

工作绩效

绩效考核表、奖惩记录

5年

用于员工绩效评估

7

离职信息

离职证明、离职面谈记录

3年

用于离职员工跟踪

8

其他

其他文件资料可根据实际情况进行分类

表格说明：

表格中的“详细分类”可根据实际情况进行调整，如学历证书可分为本科、硕士、博士等。

“存档期限”根据相关法律法规和企业规定设定，如劳动合同、薪酬发放记录等。

“备注”栏可填写文件的存放位置、电子版存储等信息。

序号

文件类别

具体资料

存档要求

使用说明

1

证件类

身份证、护照、港澳台通行证

长期（至少10年）

用于身份验证和背景调查

2

教育背景

学历证明、学位证明、专业资格证书

长期（至少10年）

用于职业资格和能力评定

3

工作履历

历职证明、离职证明、劳动合同

中期（至少3年）

用于工作经历核实

4

薪资记录

薪资发放证明、奖金记录

中期（至少3年）

用于薪酬管理和审计

5

绩效评估

绩效考核表、奖励通报

中期（至少3年）

用于员工评估和发展规划

6

体检报告

定期体检记录

短期（至少1年）

用于健康管理和疾病预防

7

培训资料

培训证书、学习证明

中期（至少3年）

用于培训记录和职业发展

8

离职资料

离职申请书、离职面谈记录

短期（至少1年）

用于离职原因分析和人力资源规划

9

隐私类

银行账户信息、个人财务记录

长期（至少7年）

遵守数据保护法规，避免泄露

10

特殊文件

法律文书、仲裁记录

长期（至少7年）

用于法律合规和争议解决

表格说明：

文件类别按照一般企业文件管理的需要进行分类。

具体资料列举了该类别下的常见文件类型。

存档要求根据相关法律法规和企业政策制定，保证信息安全和管理效率。

使用说明提供了该类别文件的基本用途和管理注意事项。

类别

文件名称

存档期限

必威体育官网网址级别

使用说明

个人信息

身份证复印件

长期保留

高

用于身份认证和背景调查

银行卡复印件

3年

高

遵循银行规定和GDPR要求

入职信息

入职合同

长期保留

中

员工工作关系的法律依据

健康检查报告

3年

中

用于评估员工健康和工作能力

工作记录

工作绩效考核

3年

中

评估员工绩效和发展路径

奖惩记录

3年

中

用于员工奖励和纪律管理

财务记录

薪资发放明细

7年

中

用于财务审计和税务申报

资产分配记录

7年

中

用于资产管理和盘点

离职信息

离职报告

1年

中

用于分析离职原因和改进措施

离职交接单

1年

中

用于保证工作连续性和信息完整性

培训与发展

培训记录

5年

低

用于记录员工职业发展路径

资格证书

长期保留

低

用于证明员工专业技能和资质

安全与合规

安全报告

长期保留

高

用于预防和改进安全措施

法规遵守记录

长期保留

高

用于证明公司合规性

其他

法律诉讼文件

长期保留

高

用于记录和解决法律问题

表格说明：

文件名称：列出该类别下需要归档的具体文件名称。

存档期限：根据企业内部政策和相关法律法规规定，确定文件需要保留的时间。

必威体育官网网址级别：根据文件内容敏感性，分为高、中、低三个级别。

使用说明：提供文件的基本用途和在使用时的注意事项。