关于进一步加强档案管理的通知.docx

?各部门、各单位：

档案是历史的真实记录，是各项事业发展的重要信息资源。为进一步加强档案管理工作，提高档案管理水平，更好地服务于单位发展和各项工作开展，现将有关事项通知如下：

一、提高档案管理工作的认识

档案管理工作是单位管理的重要组成部分，对于维护历史真实面貌、服务现实工作、推动事业发展具有重要意义。各部门、各单位要充分认识档案管理工作的重要性，切实增强责任感和使命感，把档案管理工作纳入重要议事日程，明确分管领导和具体责任人，确保档案管理工作有序开展。

二、加强档案收集工作

1.明确收集范围

-各部门、各单位要按照档案管理规定，明确本部门、本单位档案收集范围，确保应归档的文件材料齐全完整。主要包括各类公文、会议文件、工作计划与总结、统计报表、业务文件、合同协议、科研成果、基建项目资料、设备档案、声像档案等。

-对涉及单位重大活动、重要事件、重点项目的文件材料，要及时进行收集整理，确保档案的完整性和系统性。

2.规范收集流程

-各部门、各单位要建立健全文件材料收集制度，明确文件材料形成、积累、整理、归档的职责和流程。文件材料形成后，承办人员要及时进行整理，按照归档要求分类存放，并定期移交本部门、本单位档案管理人员。

-档案管理人员要认真履行职责，对接收的文件材料进行仔细核对，确保文件材料的准确性和完整性。对不符合归档要求的文件材料，要及时退回承办人员进行补充或修正。

三、完善档案整理工作

1.遵循整理原则

档案整理要遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。要按照档案分类方案，对文件材料进行科学分类、编号、编目，确保档案整理的规范化和标准化。

2.规范整理方法

-文书档案要按照年度-保管期限-机构（问题）进行分类整理，编目时要准确填写文件编号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目。

-科技档案要按照项目进行分类整理，建立项目档案卷内目录和备考表，准确记录项目档案的基本情况。

-会计档案要按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，并编制会计档案保管清册。

-声像档案要按照载体形式、内容主题等进行分类整理，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、事由等信息，并配以文字说明。

四、强化档案保管工作

1.改善保管条件

各部门、各单位要加强档案保管场所建设，配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全保管。档案保管场所要保持清洁卫生、通风良好，温度、湿度要符合国家规定标准。

2.健全保管制度

-建立档案库房管理制度，严格控制非档案管理人员进入库房，确因工作需要进入的，要办理登记手续。

-加强档案安全管理，定期对档案保管情况进行检查，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。对发现的问题要及时采取措施进行处理，并做好记录。

-做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等工作，定期对档案保管设备进行维护和检查，确保设备正常运行。

五、加强档案利用工作

1.建立利用制度

各部门、各单位要建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序等，确保档案利用工作规范有序。档案利用者要填写档案利用登记表，注明利用目的、利用内容等信息，经档案管理人员审核后，方可查阅、借阅档案。

2.拓展利用渠道

-积极开展档案查阅、借阅服务，为单位内部各部门和人员提供档案利用支持，满足工作需要。

-加强档案编研工作，根据单位发展和工作需要，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为领导决策和各项工作提供参考依据。

-利用现代信息技术，建立档案信息管理系统，实现档案信息的数字化存储和共享，方便档案利用者查阅和利用档案。

六、推进档案信息化建设

1.加强硬件建设

各部门、各单位要加大对档案信息化建设的投入，配备必要的计算机、服务器、扫描仪、复印机等硬件设备，为档案信息化建设提供保障。

2.完善软件系统

-按照国家和地方档案信息化建设标准，选用适合本单位的档案管理软件，实现档案管理的信息化、自动化。

-对现有档案进行数字化处理，建立档案数据库，将档案信息录入计算机系统，实现档案信息的快速检索和利用。

3.培养专业人才

加强档案信息化人才培养，提高档案管理人员的计算机操作技能和信息化管理水平。鼓励档案管理人员参加各类信息化培训和学习，不断更新知识结构，适应档案信息化建设的需要。