备货发货管理规定.docx

?一、目的

为了规范公司备货发货流程，确保货物能够及时、准确、安全地交付给客户，提高客户满意度，特制定本管理规定。

二、适用范围

本规定适用于公司所有产品的备货、发货及相关环节的管理。

三、职责分工

销售部门

1.负责接收客户订单，与客户沟通订单细节，包括产品规格、数量、交货时间、交货地点等信息，并确保订单信息准确无误。

2.根据客户需求和库存情况，合理安排订单的优先级，向生产部门下达生产订单需求。

3.负责跟进订单的执行情况，及时协调解决订单执行过程中出现的问题，确保订单按时完成。

4.负责与客户沟通发货信息，包括发货时间、物流方式等，并及时反馈客户订单的备货和发货状态。

生产部门

1.根据销售部门下达的生产订单需求，组织安排生产计划，确保原材料、零部件等供应及时，生产设备正常运行，按时完成产品生产任务。

2.在生产过程中，严格按照产品质量标准进行生产操作，确保产品质量合格。对生产过程中出现的质量问题及时进行处理，保证产品质量符合要求。

3.负责对完成生产的产品进行检验，确保产品质量合格后方可办理入库手续。对检验不合格的产品，及时进行返工或报废处理，并做好记录。

4.根据销售部门的发货通知，按时将货物发至指定的备货区域，并配合仓库进行货物的清点和交接工作。

采购部门

1.根据生产部门的采购需求，及时采购所需的原材料、零部件等物资，确保生产物资的供应及时、充足。

2.负责与供应商沟通协调，确保采购物资的质量、交货期等符合公司要求。对采购物资的质量问题及时进行处理，保障生产的顺利进行。

3.建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估和管理，选择优质供应商，确保采购物资的质量和供应稳定性。

4.负责采购物资的到货验收工作，对验收合格的物资办理入库手续，对验收不合格的物资及时与供应商协商退换货事宜，并做好记录。

仓库部门

1.负责货物的存储管理，按照产品类别、规格、批次等进行分类存放，确保货物存储安全、有序，便于查找和盘点。

2.对入库货物进行严格的验收，核对货物的数量、规格、质量等与送货单或入库单一致后办理入库手续，并做好入库记录。

3.根据销售部门的发货通知，及时备货，按照发货清单进行货物的分拣、包装，确保发货货物的数量准确、包装完好。

4.负责发货货物的装车、运输等工作，选择合适的物流方式，确保货物安全、及时送达客户手中。对发货过程中出现的货物损坏、丢失等情况及时进行处理，并做好记录。

5.定期对仓库货物进行盘点，确保账实相符。对盘盈、盘亏的货物及时查明原因，进行相应的账务处理，并向上级报告。

财务部门

1.负责审核销售订单、采购订单等相关业务单据，确保业务操作符合公司财务制度和相关规定。

2.负责根据销售订单和发货情况进行应收账款的核算和管理，及时与销售部门沟通客户回款情况，督促客户按时付款。

3.负责根据采购订单和入库情况进行应付账款的核算和管理，及时与供应商结算货款，确保公司资金流动正常。

4.定期对公司的库存进行财务核算，确保库存数据的准确性和财务报表的真实性。

四、备货管理

订单接收与审核

1.销售部门收到客户订单后，应立即对订单信息进行详细审核，包括客户名称、联系方式、产品规格、数量、交货时间、交货地点等。如发现订单信息不完整或存在疑问，应及时与客户沟通确认，确保订单信息准确无误。

2.销售部门审核订单后，根据产品库存情况判断是否能够满足订单需求。如库存充足，直接安排备货发货；如库存不足，应及时向生产部门下达生产订单需求，并与客户沟通交货时间的调整事宜。

生产订单下达

1.销售部门将审核后的订单信息及时传达给生产部门，生产部门根据订单需求制定详细的生产计划。生产计划应包括产品型号、数量、生产时间安排、所需原材料及零部件清单等内容。

2.生产部门在制定生产计划时，应充分考虑原材料、零部件的供应周期、生产设备的产能以及人员配置等因素，确保生产计划的合理性和可行性。如在生产过程中可能出现影响生产进度的问题，应提前与相关部门沟通协调，制定应对措施。

原材料及零部件采购

1.采购部门根据生产部门提供的原材料及零部件清单，及时进行采购工作。在采购过程中，应选择合格的供应商，签订采购合同，明确采购物资的规格、数量、质量标准、交货期、价格等条款。

2.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资按时、按质、按量到货。如发现采购物资出现质量问题或交货延迟等情况，应及时与供应商协商解决，并采取相应的补救措施，保证生产不受影