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办公室内部往来文书规范

一、总则

1.1目的

办公室内部往来文书规范的制定旨在保证办公室内部沟通的高效、准确和规范。通过明确各类往来文件的种类、格式、流程以及管理要求，提高文件处理的效率，减少误解和错误，保障办公室工作的顺利进行。同时规范的往来文书也有助于提升办公室的整体形象和管理水平。

1.2适用范围

本规范适用于办公室内部所有部门和人员之间的往来文书，包括上下级之间、平行部门之间以及不同岗位之间的文件传递。无论文件的内容是请示报告、通知函件还是备忘录，都应遵循本规范的要求。

1.3定义

往来文件：指办公室内部各部门和人员之间传递的用于沟通工作、协调事务、请示汇报等目的的书面文件。

请示报告：下级向上级请求指示、批准或汇报工作进展、问题及建议的文件。

通知函件：用于传达信息、布置工作、告知事项等的文件，通常具有一定的时效性和规范性。

备忘录：用于记录会议内容、协商结果、意见交流等的文件，具有备忘和备查的作用。

二、往来文件的种类

2.1请示报告

请示报告是下级向上级请求指示、批准或汇报工作进展、问题及建议的重要文件。在撰写请示报告时，应明确请示的事项、理由、期望的结果等，语言简洁明了，条理清晰。同时应根据请示的紧急程度和重要性，合理选择请示的方式和渠道，保证上级能够及时收到并处理。

2.2通知函件

通知函件是用于传达信息、布置工作、告知事项等的文件，通常具有一定的时效性和规范性。在撰写通知函件时，应明确通知的对象、事项、时间、地点等关键信息，语言简洁明了，避免使用模糊或歧义的词汇。同时应根据通知的内容和目的，选择合适的通知方式，如书面通知、邮件通知、口头通知等。

2.3备忘录

备忘录是用于记录会议内容、协商结果、意见交流等的文件，具有备忘和备查的作用。在撰写备忘录时，应准确记录会议的时间、地点、参与人员、讨论的主要内容和达成的共识等信息，语言简洁明了，避免遗漏重要内容。同时应及时将备忘录发送给相关人员，并要求其签字确认，以保证备忘录的有效性和可追溯性。

三、往来文件的格式

3.1标题格式

往来文件的标题应简洁明了，能够准确反映文件的内容和主题。一般采用“发文单位关于事由文件类型”的格式，如“办公室关于会议安排的通知”。标题应居中书写，字体大小应适中，一般为二号宋体加粗。

3.2正文格式

往来文件的正文应采用段落分明、层次清晰的结构，语言简洁明了，避免使用过于复杂的词汇和句子。一般采用宋体四号字，行距为28磅。在正文的开头，应简要说明文件的目的和背景，然后详细阐述文件的内容和要求。对于需要请示或汇报的事项，应明确提出问题或建议，并说明理由和依据。对于需要通知或告知的事项，应明确告知相关信息，并说明注意事项和要求。

3.3附件要求

如果往来文件需要附带相关的附件，应在正文的末尾注明附件的名称、份数和存放位置等信息。附件应与正文一起装订，并在封面上注明文件的名称、文号、日期等信息。附件的格式应与正文一致，字体大小和行距应相同。

四、往来文件的流程

4.1起草与审核

往来文件的起草应由相关部门或人员负责，起草人员应根据文件的内容和要求，认真撰写文件的正文和附件，并保证文件的格式和内容符合规范要求。起草完成后，应由相关部门或人员进行审核，审核人员应认真审查文件的内容和格式，保证文件的准确性和合规性。审核通过后，应由起草人员将文件提交给上级领导或相关部门进行审批。

4.2审批与发送

往来文件的审批应由上级领导或相关部门负责，审批人员应认真审查文件的内容和格式，保证文件的准确性和合规性。审批通过后，应由审批人员将文件发送给相关部门或人员，并要求其签收确认。发送文件时，应选择合适的发送方式，如邮件、传真、邮寄等，并保证文件能够及时送达。

4.3接收与回复

往来文件的接收应由相关部门或人员负责，接收人员应认真核对文件的名称、文号、日期等信息，保证文件的准确性和完整性。接收后，应及时将文件提交给相关部门或人员进行处理，并要求其在规定的时间内回复。回复文件时，应明确回复的内容和意见，并说明理由和依据。如果需要进一步沟通或协商，应及时与对方联系，协商解决问题。

五、往来文件的管理

5.1存档与保管

往来文件的存档与保管应由办公室负责，办公室应建立健全文件管理制度，明确文件的存档范围、保管期限、存档地点等要求。对于重要的往来文件，应进行原件存档，并建立电子档案，以便于查阅和管理。对于一般的往来文件，可进行复印件存档或电子存档。存档的文件应按照文号、日期等顺序进行排列，并建立索引，以便于查找和使用。

5.2查阅与借阅

往来文件的查阅与借阅应由相关部门或人员负责，查阅人员应填写查阅申请表，并经相关领导批准后，方可查阅文件。借阅人员应填写借阅申请表，并经相关领导批准后，方可借阅文件。借阅的文件应在规定的时间内归还，