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协议订单管理

一、目

本管理文件明确了物资采购协议管理规程,以规范协议签定、审核和实施控制制度。

二、范围

本管理文件适适用于大宗采购之外物料采购协议和订单管理。

三、相关程序与制度

四、业务步骤

1、关键协议会签及审核

步骤

完成时间

包含部门及岗位

步骤说明

1

生产管理部

使用部门

质量管理部

财务会计部

分管副总

总经理

年度供货或服务协议经过生产管理部、其她使用部门、质量管理部、财务会计部会签,并经分管副总和总经理审批

2

采购供给部部长

分管副总

总经理

非年度性质供货或服务协议按权限等级经过采购供给部部长、分管副总或总经理审批:

A关联供给商经分管副总审批;

B非关联供给商:经过采购供给部部长、分管副总、总经理审批。

3

综合行政部

经审核和同意协议交综合行政部法律顾问审定法律条款,并盖章生效

2、协议、订单跟踪

步骤

完成时间

包含部门及岗位

步骤说明

1

采购员

采购员对协议、订单实施进行跟催,出现较大异常情况,形成《采购业务异常统计表》,注明协议或订单编号

2

采购员

采购供给部部长

重大异常报采购供给部部长,形成处理方法

3

采购供给部部长

如须变更或解除协议,经采购供给部部长同意

3、协议订单报备及档案

步骤

完成时间

包含部门及岗位

步骤说明

1

综合行政部

财务会计部

全部采购订单、协议均一式四份,同时报备综合行政部法律顾问和财务会计部

一份采购供给部留存;

一份交财务会计部;

一份综合行政部备存;

一份供给商留存

2

采购员

采购供给部留存全部协议订单按供给商分类进行归档,采购员负责汇总、维护、更新和管理调阅

五、单据及汇报

《采购业务异常统计表》

进货价格及采购成本控制

一、目

本管理文件明确了采购价格及成本分析和控制方法,以实现适时监控物料进货价格,合理压缩物料采购成本。

二、范围

本管理文件适适用于非固定资产物资采购价格和成本管理。

三、相关程序及制度

采购作业控制

四、业务步骤

1、价格分析和成本改善

步骤

完成时间

包含部门及岗位

步骤说明

1

采购员

成本会计

企业内关联供给商进货成本分析:

采购员六个月或一年进行一次关联企业供给商利润成本分析或成本审计,确定供货商价格合理性和进货成本压缩可能空间;

向成本会计提出进货成本改善汇报

2

采购员

原材料市场行情搜集:

采购员每个月搜集、汇总关键中药材市场行情;

每季度搜集、汇总关键西药原材料市场行情;

采购员对关键供给商进行季度询价,形成《关键供给商季度询价表》;

3

采购员

采购员不定时提供价格行情汇报,并汇总

4

成本会计

采购员

成本会计每个月向采购员传输《成本分析汇报》,明确本月存货价格对生产成本影响,提供进货成本变动趋势和控制要求数据

5

采购员

成本会计

采购员定时汇总以上资料（2-4）,形成原材料价格变动汇报和进货成本改善汇报,提交成本会计

6

成本会计

成本会计汇总资料和改善汇报,定时（每两月或每季）提出关键生产性物资进货指导价格范围:

A企业内关联供给商货源控制价格

B非关联供给商货源指导价格

7

采购供给部部长

分管副总

财务会计部

该指导价格范围提交采购供给部部长和分管副总同意;

采购供给部和财务会计部立案;

交采购员实施

8

采购供给部部长

采购员在业务操作中严格遵照指导价范围,如有超出,实际实施价格应得到采购供给部部长同意,同时在《采购业务异常统计表》中表现

2、定价控制

步骤

完成时间

包含部门及岗位

步骤说明

1

采购员

采购供给部部长

财务会计部部长

内控审计部部长

长久合作供给商年度协议中确定进货价格和变价协议;

该价格和变价协议由采购员与供给商草拟;

内控审计部部长审定,

在协议会签程序中经采购供给部部长、财务会计部部长、分别审核

2

采购员

非年度协议范围临时采购,采取采购员询报价程序控制进价

3

采购员

《询报价申报单》经成本会计形式审核

4

采购员

采购供给部部长

财务会计部部长

内控审计部部长

非年度协议协议,价格经采购员与供给商草拟;

内控审计部部长审定

采购供给部部长、财务会计部部长分别审核

5

采购员

采购供给部部长

分管副总

总经理

内控审计部对物资采购协议价格赋有审定责任:

单价元以下,采购员

单价-5000元,采购供给部部长

单价5000-0元,分管副总

单价0元以上,总经理

五、单据及汇报

《关键供给商季度询价表》

《成本分析汇报》

《采购业务异常统计表》

《询比价申报单》