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企业员工出差管理制度

总则

目的

为规范公司员工出差管理工作，合理控制出差费用支出，提高出差工作效率，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于公司全体员工。

定义

出差指员工因工作需要，前往常住工作地城市以外的地区开展业务活动，且在外停留时间超过[X]小时（含）的工作安排。

出差申请与审批

出差申请

员工出差前需填写《出差申请单》，详细注明出差时间、目的地、出差事由、预计行程安排、交通方式选择、同行人员等信息。

若出差涉及参加会议、培训等活动，需附上相关邀请函或通知作为附件。

对于计划性出差，员工应至少提前[X]个工作日提交申请；对于紧急出差，应在出差前尽快提交申请，并说明紧急原因。

审批流程

员工提交的《出差申请单》首先由其直属上级进行初审，直属上级需对出差事由的必要性、行程安排的合理性以及预算的准确性进行审核。若同意，签署意见后提交至部门负责人。

部门负责人对本部门员工的出差申请进行复核，从部门工作整体安排和资源分配角度进行考量。若涉及跨部门协作出差，部门负责人需与相关部门沟通协调后再进行审批。审批通过后提交至人力资源部门。

人力资源部门重点审核出差员工的考勤、假期使用情况以及是否符合公司出差政策规定。如无异议，提交至财务部门。

财务部门对出差费用预算进行详细审核，包括交通、住宿、餐饮等各项费用预算是否合理，是否符合公司规定的标准。审核无误后，提交至公司分管领导进行最终审批。

公司分管领导根据公司整体运营情况和战略目标，对出差申请进行全面审批。审批通过后，《出差申请单》返回至员工本人、直属上级、人力资源部门、财务部门各留存一份。

交通安排

交通工具选择

高级管理人员（如总经理、副总经理等）：可根据实际情况选择飞机商务舱、高铁一等座及以上席次、动车一等座、轮船一等舱等交通工具。

中层管理人员（如部门经理、副经理等）：一般选择飞机经济舱、高铁二等座、动车二等座、轮船二等舱等交通工具。如遇特殊情况需乘坐更高等级交通工具，需提前在出差申请中说明原因并经分管领导批准。

普通员工：原则上选择火车硬座、硬卧、高铁二等座、动车二等座、长途汽车、轮船三等舱及以下席次等交通工具。如因行程时间过长（超过[X]小时）或工作任务紧急，可申请乘坐飞机经济舱，但需在出差申请中详细说明理由并经直属上级和部门负责人审批。

对于市内交通，员工应优先选择公共交通工具（如地铁、公交车、出租车等）。在没有公共交通或多人同行更经济的情况下，可申请使用公司车辆或租用商务车。

交通费用报销

员工出差期间的交通费用按照实际发生金额凭正规票据报销。票据应清晰显示出发地、目的地、乘坐时间、金额等信息。

若因航班晚点、取消等不可抗力因素导致额外交通费用支出，员工需提供相关证明材料（如航空公司或车站出具的证明），经审批后可予以报销。

员工在出差地租赁车辆的，需提前在出差申请中注明租赁原因、租赁时间、租赁车型及费用预算，并在报销时提供租赁合同、租车发票及行驶里程记录等相关凭证。

住宿安排

住宿标准

一线城市（如北京、上海、广州、深圳）

高级管理人员：住宿费标准为[X]元/晚/人。

中层管理人员：住宿费标准为[X]元/晚/人。

普通员工：住宿费标准为[X]元/晚/人。

二线城市（如省会城市及其他经济较发达城市）

高级管理人员：住宿费标准为[X]元/晚/人。

中层管理人员：住宿费标准为[X]元/晚/人。

普通员工：住宿费标准为[X]元/晚/人。

三线及以下城市

高级管理人员：住宿费标准为[X]元/晚/人。

中层管理人员：住宿费标准为[X]元/晚/人。

普通员工：住宿费标准为[X]元/晚/人。

若多人一同出差且性别相同，原则上应安排同性合住，住宿标准按照实际入住人数分摊计算，但不得超过单人住宿标准的总和。

住宿费用报销

员工需选择符合公司住宿标准的酒店或住宿场所。报销时需提供正规的住宿发票，发票应注明住宿日期、住宿人员姓名、酒店名称、金额等信息。若发票无法体现住宿人员姓名，需额外提供酒店出具的住宿明细清单。

实际住宿费用超过标准的部分，原则上由员工自行承担。如因特殊情况（如展会期间房源紧张等）导致住宿费超出标准，员工需在出差申请中提前说明情况并经分管领导批准，超出部分经审批后可按一定比例报销（具体比例由公司根据实际情况确定）。

若员工选择住宿在亲友家中，无住宿费用产生，则按照住宿标准的[X]%给予住宿补贴，补贴无需提供发票。

餐饮及其他补贴

餐饮补贴

员工出差期间按照实际出差天数给予餐饮补贴，标准为：

一线城市：[X]元/天/人。

二线城市：[X]元/天/人。

三线及以下城市：[X]元/天/人。

餐饮补贴无需提供发票，随员工工资一并发放。