档案资料移交管理办法.docx

?一、总则

（一）目的

为了加强公司档案资料的规范化管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，规范档案资料移交行为，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司各部门、各分支机构在工作活动中形成的各类档案资料的移交管理。

（三）基本原则

1.集中统一管理原则

公司档案资料实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案资料的接收、整理、保管、利用和移交等工作。

2.谁形成谁整理原则

各部门、各分支机构负责本部门形成档案资料的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的真实性、完整性和系统性。

3.及时移交原则

档案资料形成部门应在规定时间内将整理好的档案资料移交至综合管理部门，不得拖延或积压。

4.确保安全原则

在档案资料移交过程中，要采取必要的安全防护措施，确保档案资料不丢失、不损坏、不泄密。

二、档案资料的范围

（一）文书档案

1.公司各类红头文件、请示、报告、批复、通知、会议纪要等。

2.公司内部规章制度、工作流程、岗位职责等。

3.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。

4.公司各类工作计划、总结、统计报表等。

（二）人事档案

1.员工个人简历、入职申请表、劳动合同、薪酬福利记录等。

2.员工培训记录、考核评价、晋升任免等相关材料。

3.员工奖惩记录、违纪处理等文件。

（三）财务档案

1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。

2.财务审计报告、税务申报资料、财务预算与决算等文件。

3.固定资产台账、无形资产记录等相关资料。

（四）业务档案

1.市场营销活动中的客户资料、市场调研报告、销售合同等。

2.项目管理中的项目立项文件、可行性研究报告、项目进度记录、验收报告等。

3.技术研发中的科研项目申请书、研究报告、技术图纸、专利文件等。

（五）其他档案

1.公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。

2.公司组织的各类活动照片、视频、音频等声像档案。

3.公司对外宣传资料、广告策划方案等宣传档案。

三、档案资料的整理与立卷

（一）整理要求

1.档案资料应按照形成时间顺序进行排列，保持其内在联系。

2.每份档案资料应齐全完整，如有破损、缺失应及时修复或补充。

3.档案资料应去除金属物，采用统一规格的档案盒、档案袋进行装订和装盒。

（二）立卷方法

1.文书档案

按照年度、保管期限、问题等进行分类立卷，每卷厚度不宜超过2厘米。

2.人事档案

按照员工类别、档案材料性质等进行分类立卷，建立员工个人档案。

3.财务档案

按照会计年度、档案类别等进行分类立卷，定期装订成册。

4.业务档案

根据业务类型、项目阶段等进行分类立卷，确保档案资料的系统性和完整性。

（三）编目与编号

1.档案资料应编制卷内目录，详细记录每份文件的题名、日期、文号、责任者等信息。

2.为每卷档案资料编制唯一的档号，档号应包含年度、保管期限、类别、顺序号等要素，便于查询和管理。

四、档案资料的移交程序

（一）移交准备

1.档案资料形成部门在档案资料整理立卷完毕后，填写《档案资料移交清单》，详细列出移交档案资料的名称、数量、档号、保管期限等信息。

2.对拟移交的档案资料进行自查，确保档案资料的质量符合要求，并在《档案资料移交清单》上签字确认。

（二）移交申请

档案资料形成部门向综合管理部门提交《档案资料移交申请》，说明移交档案资料的种类、数量、预计移交时间等内容。

（三）接收审核

1.综合管理部门收到《档案资料移交申请》和《档案资料移交清单》后，安排专人对拟移交的档案资料进行接收审核。

2.审核内容包括档案资料的完整性、准确性、系统性、编目与编号是否规范等，如发现问题应及时与档案资料形成部门沟通并要求整改。

（四）移交办理

1.经审核无误后，档案资料形成部门与综合管理部门办理档案资料移交手续。

2.双方在《档案资料移交清单》上签字确认，一式两份，各执一份。

3.档案资料形成部门将档案资料移交给综合管理部门指定的接收人员，接收人员应按照清单逐一核对档案资料，并在移交现场进行清点、签收。

五、档案资料的保管与利用

（一）保管要求

1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保管。

2.按照档案资料的保管期限