电子签章管理办法试行.docx

?一、总则

（一）目的

为规范电子签章的使用与管理，确保电子文件的真实性、完整性和合法性，提高工作效率，降低运营成本，结合本单位实际情况，制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于本单位内部各部门、下属机构以及与本单位有业务往来的外部单位在各类电子文件签署过程中对电子签章的使用与管理。

（三）基本原则

1.合法合规原则

电子签章的使用必须符合国家法律法规和相关政策的要求，确保电子文件具有与纸质文件同等的法律效力。

2.安全可靠原则

采用安全可靠的技术手段保障电子签章的生成、存储、传输和使用过程的安全性，防止电子签章被伪造、篡改或泄露。

3.便捷高效原则

在保证安全和合法的前提下，充分利用电子技术的优势，简化电子文件签署流程，提高工作效率，降低文件处理成本。

二、电子签章的定义与分类

（一）定义

电子签章是指基于电子技术生成的，附着于电子文件内容中，用于识别电子文件签署人身份，并表明签署人对电子文件内容予以认可的电子标识。

（二）分类

1.单位电子签章

代表本单位在各类电子文件上进行签署的电子标识，由单位统一管理和授权使用。

2.个人电子签章

为本单位员工个人在电子文件签署中使用的电子标识，经单位审核同意后由个人自行保管和使用。

三、电子签章的管理机构与职责

（一）管理机构

设立电子签章管理领导小组，负责统筹协调电子签章管理工作。领导小组由单位主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组下设办公室，挂靠在[具体部门]，负责日常管理工作。

（二）职责

1.领导小组职责

-审议通过电子签章管理的相关制度和政策。

-协调解决电子签章管理过程中出现的重大问题。

-监督检查电子签章管理工作的执行情况。

2.管理办公室职责

-负责制定和完善电子签章管理的具体操作规程和实施细则。

-组织电子签章系统的建设、维护和升级。

-审核电子签章的申请、变更和注销等事项。

-对电子签章的使用情况进行统计、分析和报告。

-协助处理电子签章使用过程中的纠纷和问题。

3.使用部门职责

-负责本部门电子签章使用的日常管理工作，指定专人负责电子签章的保管和使用。

-按照规定的流程和权限使用电子签章，确保电子文件签署的真实性和合法性。

-对电子签章的使用情况进行记录和存档，配合管理部门的监督检查工作。

四、电子签章的申请与审批

（一）申请条件

1.本单位正式员工或经授权的外部人员。

2.因工作需要，确需使用电子签章进行文件签署。

（二）申请流程

1.申请人填写《电子签章申请表》，详细说明申请电子签章的类型、用途、使用范围等信息，并提交相关证明材料。

2.申请人所在部门负责人对申请进行初审，签署意见后报管理办公室。

3.管理办公室对申请进行审核，审核通过后报电子签章管理领导小组审批。

4.电子签章管理领导小组审批通过后，由管理办公室负责为申请人制作和发放电子签章。

（三）审批要点

1.申请人的身份真实性和合法性。

2.申请电子签章的必要性和合理性。

3.电子签章的使用范围和权限是否符合规定。

五、电子签章的制作与发放

（一）制作方式

电子签章由管理办公室统一委托具备资质的电子认证服务机构按照国家相关标准和规范进行制作。

（二）发放流程

1.管理办公室收到电子认证服务机构制作完成的电子签章后，进行安全性和有效性验证。

2.验证通过后，管理办公室将电子签章发放给申请人，并告知其电子签章的使用方法、保管要求和注意事项。

3.申请人领取电子签章后，应及时修改初始密码，并妥善保管电子签章相关信息。

六、电子签章的使用与管理

（一）使用流程

1.文件起草人在电子文件起草完成后，按照规定的流程提交给需要签署电子签章的人员。

2.签署人使用电子签章系统，输入正确的身份认证信息，对电子文件进行签署。

3.签署完成后，电子签章系统自动生成电子签署记录，记录签署时间、签署人等信息，并将签署后的电子文件存储在指定的电子档案库中。

（二）使用规范

1.电子签章只能由经授权的人员在规定的使用范围内使用，不得转借、转让或擅自更改使用权限。

2.电子签章的使用应遵循诚实信用原则，确保签署的电子文件内容真实、合法、有效。

3.在使用电子签章签署电子文件时，应