档案管理名词解释.docx

?一、档案

1.定义

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。它是由文件材料有条件地转化而来的，是历史的真凭实据，是人类社会活动的真实反映。

2.构成要素

-内容：档案所记录的信息，包括政治、经济、文化、科技、社会等各个方面，是档案的核心价值所在。

-载体：承载档案内容的物质材料，如纸张、胶片、磁带、光盘等。不同的载体具有不同的特性和保存期限。

-形式：档案内容的表现方式，如文字、图表、声像等。随着信息技术的发展，电子文件形式的档案越来越多。

3.特点

-原始性：档案是直接形成于社会活动过程中的原始记录，不是事后编写或复制的，具有极高的真实性和可靠性。

-历史性：档案记录了过去发生的事情，是历史的见证，反映了一定时期的社会面貌和发展过程。

-系统性：档案不是零散的文件堆积，而是经过整理、分类、编目等工作，形成了具有内在联系的有机整体，能够全面、系统地反映相关活动的全貌。

-价值性：档案对于研究历史、解决问题、查证事实、传承文化等具有重要的参考价值和凭证作用，是一种重要的信息资源。

二、档案管理

1.定义

档案管理是指档案馆（室）以维护档案的真实、完整、准确、系统为目的，对档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和提供利用等各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。

2.管理环节

-收集：将分散在各部门、各个人手中的具有保存价值的文件材料收集起来，集中到档案部门。收集工作是档案管理的起点，确保档案来源的齐全完整。

-整理：对收集来的档案进行分类、组卷、编号、编目等工作，使其系统化、条理化，便于保管和利用。整理工作是档案管理的基础，直接影响到档案的质量和利用效率。

-保管：采取安全防护措施，保护档案的实体安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。保管工作是档案管理的重要保障，确保档案能够长期保存。

-鉴定：按照一定的标准和方法，对档案的保存价值进行评估，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案。鉴定工作是档案管理的关键环节，合理确定档案的去留，优化档案资源。

-统计：对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。统计工作是档案管理的重要手段，有助于了解档案管理的现状和发展趋势。

-编研：对档案内容进行研究、加工、编辑，形成各种参考资料、专题汇编、大事记等，为社会提供更有价值的档案信息产品。编研工作是档案管理的深化和拓展，提高档案的利用价值。

-提供利用：通过各种方式，将档案提供给需要的单位和个人，满足其查阅、借阅、复制等需求，实现档案的价值。提供利用工作是档案管理的根本目的，体现了档案管理的服务功能。

三、档案管理原则

1.统一领导、分级管理

国家档案工作实行统一领导、分级管理的原则。各级档案行政管理部门在同级党委和政府的领导下，负责对本地区的档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导；各机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或档案工作人员，负责管理本单位的档案，并对所属机构的档案工作进行指导。

2.维护档案的完整与安全

维护档案的完整，就是要保证档案的内容和载体的齐全不缺；维护档案的安全，就是要确保档案不受损坏、丢失和泄密。这是档案管理的基本要求，是档案发挥作用的前提。

3.便于社会各方面的利用

档案管理的最终目的是为了便于社会各方面的利用。要通过科学的管理方法和手段，使档案能够及时、准确地提供给利用者，满足其对档案信息的需求，为社会的发展和进步服务。

四、档案管理体制

1.定义

档案管理体制是指国家管理档案事业的组织制度和工作制度，包括档案管理机构的设置、隶属关系、管理权限划分等方面的规定。

2.类型

-集中式管理体制：档案集中保存在一个专门的档案机构中，由该机构统一负责档案的管理和利用。这种体制有利于档案的集中管理和资源整合，但可能会导致利用不便等问题。

-分散式管理体制：档案分别由各形成单位自行管理，档案机构主要负责对各单位档案工作的监督指导。这种体制便于各单位根据自身需求利用档案，但容易造成档案管理的分散和标准不统一。

-混合式管理体制：结合了集中式和分散式管理体制的优点，部分档案集中保管，部分档案由形成单位自行保管，并在一定程度上实现资源共享和统一管理。

五、档案管理人员

1.职责

-档案收集：负责制定档案收集计划，指导各部门做好文件材料的收集工作，及时