档案管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司总部及所属各部门、分支机构的档案管理工作。

3.定义

本规定所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等。

二、档案管理职责

1.档案管理部门职责

-负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。

-集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。

-建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。

-负责档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的完整与安全。

-开展档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。

-组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。

-为公司各项工作提供档案信息查阅、借阅等服务。

2.各部门兼职档案员职责

-负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。

-按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。

-协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等工作，及时提供相关档案资料。

-负责本部门档案的日常保管和安全必威体育官网网址工作，防止档案丢失、损坏或泄密。

-参加档案管理部门组织的业务培训，不断提高自身的档案管理水平。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-公司在行政管理、生产经营、财务管理、人力资源管理、市场营销等各项活动中形成的文件材料。

-上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。

-公司对外签订的合同、协议、意向书等文件。

-公司召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议等。

-公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。

-公司的产品研发、生产技术、质量管理等方面的文件材料。

-公司的财务报表、审计报告、税务资料等。

-公司的声像档案，如照片、录像、录音等。

-其他具有保存价值的文件材料。

2.收集要求

-各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。

-对于重要文件材料，应实行双套制收集，即同时收集纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。

-收集的档案应保持文件材料的原始性，不得随意涂改、伪造或损毁。

-各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案资料进行初步整理，并编制档案移交清单，移交至档案管理部门。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值，便于保管和利用。

-便于计算机管理和检索。

4.整理方法

-分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征，将档案分为行政管理类、生产经营类、财务管理类、人力资源管理类、市场营销类、声像类等类别。

-编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。

-编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查找和利用。

-装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得对文件内容进行裁剪或粘贴。

四、档案的保管

1.保管期限

-档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。

-永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

-长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。

-短期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。

2.保管方式

-纸质档案：应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。档案应分类上架存放，便于查找和管理。

-电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。电子档案应建立相应的索引和目录，便于检索和利用。

3.安全必威体育官网网址

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