公司行政工作流程规章制度.docx

?##一、总则

1.目的

为加强公司行政管理，规范行政工作流程，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本规章制度。

2.适用范围

本规章制度适用于公司全体员工。

3.基本原则

-合法性原则：行政工作流程应符合国家法律法规及公司相关规定。

-规范化原则：明确各项行政工作的流程、标准和要求，确保工作的一致性和规范性。

-效率原则：优化工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率。

-服务原则：行政工作要以服务公司和员工为宗旨，提供优质、高效的服务。

##二、行政事务管理流程

1.文件管理

-文件分类

-公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别，各类文件再根据具体内容进行细分。

-行政文件包括公司制度、通知、报告、会议纪要等。

-业务文件涉及各部门的工作计划、业务合同、项目文档等。

-财务文件有预算报表、财务审计报告等。

-文件编号

-行政文件编号格式为：[公司简称][年份][文件类别代码][序号]，例如：[XX公司][2023][XZ][001]。

-业务文件编号由各部门根据自身业务特点自行设定，但需保证编号的唯一性和系统性。

-财务文件编号按照财务部门规定执行。

-文件起草

-由相关部门或人员负责文件起草工作，确保内容准确、清晰、简洁。

-涉及多个部门的文件，由牵头部门负责起草，相关部门配合提供资料和意见。

-文件审核

-文件起草完成后，需经部门负责人审核，确保文件内容符合部门工作要求和公司整体利益。

-重要文件或涉及公司重大事项的文件，还需经分管领导审核。

-文件批准

-文件审核通过后，由公司总经理或董事长批准。

-总经理或董事长根据文件内容和公司实际情况进行审批，如不同意，需明确提出修改意见，返回起草部门重新修改。

-文件印发

-经批准的文件由行政部门负责印发。

-行政部门根据文件的性质和发放范围，确定印发份数，采用适当的印刷方式进行印制。

-文件印发后，由行政部门负责登记、编号，并将文件分发给相关部门和人员。

-文件归档

-文件发放后，相关部门和人员应及时将文件归档保存。

-行政部门定期对公司文件进行整理、分类和归档，建立完善的文件档案管理制度。

-文件档案应妥善保管，便于查阅和利用。

2.会议管理

-会议分类

-公司会议分为公司例会、部门会议、专题会议等。

-公司例会每周举行一次，由公司总经理主持，各部门负责人参加，主要汇报上周工作进展、本周工作计划及需要协调解决的问题。

-部门会议由各部门自行组织，定期召开，传达公司会议精神，安排本部门工作。

-专题会议根据工作需要不定期召开，针对特定问题进行讨论和决策。

-会议通知

-会议组织者提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并发布会议通知。

-会议通知可采用邮件、内部办公系统、公告栏等方式发布，确保参会人员及时收到通知。

-会议准备

-会议组织者负责会议场地的预订、设备调试、资料准备等工作。

-如有需要，准备会议议程、汇报材料、讨论文件等资料，并提前分发给参会人员。

-会议记录

-安排专人负责会议记录，记录会议时间、地点、参会人员、会议内容、讨论结果、决议事项等。

-会议记录应准确、完整，会后及时整理形成会议纪要。

-会议纪要

-会议纪要由会议记录人员起草，经会议组织者审核后，报会议主持人批准。

-会议纪要应明确会议讨论的主要内容、决议事项、责任人和完成时间，并及时分发给相关部门和人员。

-各部门应按照会议纪要的要求落实相关工作，并及时反馈工作进展情况。

-会议跟进

-行政部门负责对会议决议事项的执行情况进行跟进和督促。

-定期检查各部门会议决议事项的完成情况，对未按时完成的部门进行提醒和协调。

3.办公用品管理

-办公用品采购