档案管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司各部门及全体员工。

3.档案定义

本办法所称档案是指公司在各项活动中直接形成的对公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理职责

1.综合管理部门职责

-负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。

-集中统一管理公司各类档案，对各部门档案工作进行监督、指导和检查。

-负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作。

-定期对档案进行清理和清查，确保档案的完整与安全。

-组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。

2.各部门职责

-负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的真实、完整和准确。

-明确专人负责档案管理工作，并接受综合管理部门的业务指导和监督。

-按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交档案。

-积极配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料。

-公司各项业务活动中产生的合同、协议、报告、报表、计划、总结等文件材料。

-公司内部会议、重要活动形成的文件材料。

-公司领导重要批示、讲话、调研报告等文件材料。

-公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等。

-公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。

-公司技术档案，如产品研发资料、技术图纸、工艺文件等。

-公司设备档案，包括设备购置合同、安装调试记录、维修保养记录等。

-公司市场营销档案，如市场调研报告、客户资料、销售合同等。

-公司行政事务档案，如办公用品采购记录、车辆使用记录等。

-其他具有保存价值的文件材料。

2.收集要求

-各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料。

-收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，载体和书写材料应符合耐久性要求。

-对重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。

-分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、装订整齐。

4.整理方法

-分类：根据档案的内容和性质，分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事档案类等类别。

-编号：对每一类档案编制统一的编号，以便于管理和查询。编号应具有唯一性和系统性。

-装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊或复制，使其规格统一，然后进行装订。装订应牢固、整齐，不影响文件材料的阅读和使用。

-编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，以便于查找和利用。

四、档案的归档

1.归档时间

-各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并移交综合管理部门归档。

-对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时整理归档。

2.归档要求

-归档的档案应符合整理要求，编制完整的档案目录。

-交接双方应按照档案移交清单进行清点核对，确保档案数量准确、内容完整。

-档案移交清单一式两份，交接双方各执一份，以备查考。

五、档案的保管

1.保管期限

-档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。

-永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司和社会具有长远利用价值的档案。

-长期保管的档案是指反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。

-短期保管的档案是指反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。

2.保管条件

-综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。