会议管理系统需求说明书.docx

?一、引言

（一）编写目的

本需求说明书旨在详细描述会议管理系统的功能需求、性能需求、数据需求等，为系统的设计、开发、测试提供依据，确保系统能够满足用户在会议组织、安排、执行及后续跟进等方面的实际需求。

（二）项目背景

随着企业规模的不断扩大和业务活动的日益频繁，会议作为沟通协作、决策制定的重要手段，其管理的复杂性也日益增加。传统的会议管理方式效率低下、信息沟通不畅，难以满足现代企业高效运转的需求。因此，开发一套功能完善、操作便捷的会议管理系统具有重要的现实意义。

（三）定义、首字母缩写词和缩略语

1.会议管理系统（CMS）：ConferenceManagementSystem，用于集中管理会议相关信息和流程的软件系统。

2.会议室资源：指企业内部可供召开会议的场地及相关设备。

3.参会人员：参与会议的个人或团队。

4.会议议程：会议的主题、时间、地点、参与人员、讨论事项等安排。

（四）参考资料

1.《软件开发规范手册》

2.与相关部门及用户沟通获取的需求文档

二、总体需求

（一）目标

1.提高会议组织效率，减少会议筹备时间。

2.优化会议室资源分配，提高资源利用率。

3.实现会议信息的实时共享与沟通，提升参会人员的参与度。

4.对会议过程进行有效记录，便于后续查询与总结。

（二）功能需求概述

会议管理系统应具备会议预订、会议室管理、参会人员管理、会议通知、会议记录、会议统计分析等功能。

三、详细需求

（一）会议预订

1.预订流程

-发起预订：用户登录系统，选择会议类型（如部门会议、项目会议、跨部门会议等），填写会议主题、开始时间、结束时间、预计时长等基本信息。

-选择会议室：系统显示可预订的会议室列表，用户根据需求选择合适的会议室，并可查看会议室的详细信息（如座位数、设备配备等）。

-邀请参会人员：通过系统通讯录或手动输入的方式邀请参会人员，系统自动发送邀请邮件或短信通知。

-提交预订：确认所有信息无误后，提交预订申请，系统生成预订记录并显示预订状态。

2.预订限制

-时间冲突检查：系统自动检查预订时间与已存在会议的时间是否冲突，若冲突则提示用户重新选择时间。

-会议室占用检查：检查所选会议室在预订时间段内是否已被占用，若占用则提供替代会议室或提示用户调整时间。

-参会人员日程冲突检查：检查参会人员在预订时间段内是否有其他日程冲突，如有冲突则提示用户并可选择是否发送提醒给参会人员。

（二）会议室管理

1.会议室信息维护

-基本信息：包括会议室名称、编号、所在楼层、座位数、设备清单（如投影仪、音响、白板等）。

-状态管理：设置会议室的状态（可用、不可用、维修中、已预订等）。

-权限设置：针对不同用户角色设置对会议室的使用权限，如某些会议室仅限特定部门或人员使用。

2.会议室资源调配

-根据会议规模和需求，管理员可对会议室资源进行调配，如临时更改会议室、合并会议室等。

-系统记录会议室资源调配的历史记录，以便查询和追溯。

（三）参会人员管理

1.人员信息录入

-系统应支持批量导入和单个录入参会人员的基本信息，包括姓名、部门、职位、联系方式等。

-自动同步企业内部通讯录，确保人员信息的准确性和及时性。

2.人员权限管理

-管理员可设置不同用户角色对会议管理系统的操作权限，如创建会议、修改会议信息、删除会议等。

-普通用户只能查看和操作与自己相关的会议信息，如自己的会议日程、收到的会议通知等。

（四）会议通知

1.通知方式

-系统自动向参会人员发送邮件和短信通知，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程等详细信息。

-支持在系统内推送消息提醒，参会人员登录系统时可看到未读的会议通知。

2.通知模板管理

-管理员可设置不同类型会议的通知模板，包括邮件模板和短信模板，方便快捷地发送通知。

-可根据实际需求对通知模板进行修改和定制。

（五）会议记录

1.记录方式

-支持手动录入会议记录，记录内容包括会议讨论要点、决议事项、责任人和完成时间等。

-语音识别功能：可将会议录音转换为文字记录，提高记录效率。

-上传附件：参会人员或会议组织者可上传相关文档、图片等