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投标管理制度与流程

鼎兴联通（北京）网络科技有限公司

二0一四年柒月

投标管理制度

一目的

为进一步加强公司市场开发工作，规范投标工作的管理，明确投标过程各环节的责、权、利，增加投标工作的有效性和工作效率，充分调动公司及各部门参与市场竞争的积极性，特制定本管理办法。

二适用范围

本管理办法适用于公司对外的所有投标活动和项目。

对于投标工作，各个有关部门和参加人员必须认真对待、相互配合，按时保质完成各自的任务，保证投标文件的质量。

三．职责分工

3.1销售部

销售部是投标工作的组织与决策部门，主要职责：

1.应在市场销售部进行充分的信息收集、市场调研的前提下，开展投标竞争工作

2.负责招标文件购买（或通知商务部）与投标文件递交开标现场的工作。

3.负责整个标前业务接触、投标书编制的整体进度监督、对标书制作者传答投标书编制内容的特殊要求。

4.负责最终投标清单的编制的审核、投标单价分析、投标价格最终确定。

5.负责投标文件的审批工作。

6.负责参加开标会议，并进行标后投标分析。

3.2系统方案部

产品部是投标工作的主要执行部门之一，主要职责：

1.负责投标文件技术部分的编制工作。

2.负责投标澄清、产品比选、产品技术、标后答疑等工作。

3.负责有关专业设备的基础清单编制工作。

辅助职责：协助销售部参加标前会、标后投标分析等工作。

3.3商务部

1.在接到招标公告后，第一时间通知相关部门或相关外围单位（参标单位或制造商单位）准备投标所需的材料。

2.按照公司的标书制作标准及相关标书的要求，编写相关商务标书

3提醒相关人员及单位（如制造商、技术部分负责人、报价负责人等）相关标书要求的相关要求（如开标时间、需要提交的资料等）

4.整合标书相关商务、技术部分，根据招标要求，打印并装订成册

5.配合相关部门将已装订成册的标书，严格按照相关招标文件中的相关要求封装（如正副本的数量、需要单独密封的条款、封条等相关的密封要求等）并递交给相关人员

3.4财务部

财务部也是投标工作的主要执行部门之一，主要职责：

负责银行资信证明的开具、投标保证金及履约保函的交纳，相关财务审计报告的提供待工作，确保工作进度及时、无误。

3.5人事部

人事部是投标工作的辅助、考察部门，主要职责：

1、负责相关资质文件的更新（如年检、变更或新申请等）

2、负责提供公司营业执照、资质证书、荣誉证书等相关证件、资料的原件

3.6综合部

负责公司印章的管理，确保用章环节的安全性及及时性

投标管理制度流程表

投标报名

投标报名（资格预审）

项目前期运作

密封标书审核定稿装订开标投标总结

密封标书

审核

定稿装订

开标

投标总结

购买招标文件

安排文件编制

安排文件编制

按招标文件条款及相关要求评审成本核算

按招标文件条款及相关要求评审

成本核算

报价投标文件初稿

报价

投标文件初稿

相关资料准备

相关资料准备

投标流程管理标准

序号

名称

管理标准

1

项目前期运作

1．前期运作的项目需进行登记。

2．销售人员应提前配合采购部、售前技术部拟运作项目进行成本状况、相关技术服务培训、盈利情况等进行评估，经评估合格的项目可进行下一阶段运作。

2

报名与资格审查

投标报名由项目负责人准备，销售部总经理进行审查，相关销售人员进行具体的办理。

资格预审材料或报名申请表由商务部配合销售部共同完成

报名时应通知销售总经理，由销售总经理决定所报的项目经理人（参标或无销售经理负责人的情况下）。

4．报名材料在商务部进行存档，并与招标公告一并存档（电子版）。

3

购买招标文件

招标文件购买后，商务部须以邮件方式同时抄送给项目负责人、销售总经理、系统方案部总经理、售前相关技术人员并提醒其重要条款等（电子版）

纸质版招标文件应将重要条款复印、扫描后以邮件方式发出

并按要求填写（（招标要求关键点明细表））附件一

2.商务部负责招标文件（纸质或电子版）与报名申请表的一并保存、存档。

4

投标文件编制安排

1．商务部在接到招标文件后仔细阅读招标文件，根据相关要求填写（（标书程序时间表））附件二

商务部根据招标文件的要求，将所需材料下发到各部门或相关参标公司（如资信证明、相关资质、合作商等）

投标文件的商务部分由商务部相关人员负责编制，投标文件的技术部分由相关的售前技术人员负责编制。

5

报价

1、副总裁（陈珉）、销售部总经理（梁芳）共同商讨后将报价金额，通知系统方案部总经理（罗华丽）

2、系统方案部总经理接到报价总额后下发给售前技术部的相关人员，由售前技术部的相关技术人员根据招标文件的要求编写报价清单及分项报价表

3、售前技术部的相关技术人员将编写完成的相关报价表发送给相关商务人员

6

投标文件的审核

1、商务部负责将投标文件的商务、技术、投标报价初稿以