外来文件管理规定.docx

?一、总则

1.目的

本规定旨在规范外来文件的管理流程，确保外来文件的有效识别、接收、传递、处理、保存和利用，防止外来文件的丢失、损坏和误用，为公司的生产经营活动提供准确、及时、有效的支持。

2.适用范围

本规定适用于公司内各部门、各单位对外来文件的管理。外来文件包括但不限于政府部门颁发的法律法规、标准规范、政策文件，客户提供的技术文件、图纸、订单等，供应商提供的产品说明书、质量协议、技术资料等，以及其他相关方提供的各类文件。

3.职责分工

-行政部门

-负责外来文件管理规定的制定、修订和监督执行。

-负责外来文件的统一接收、登记、编号、分发、归档和保管。

-定期对库存的外来文件进行清查、盘点，确保文件的完整性和准确性。

-各业务部门

-负责本部门职责范围内外来文件的识别、收集、初审和传递。

-负责对外来文件的内容进行适用性评审，并提出处理意见。

-根据工作需要，及时向行政部门查询、借阅外来文件。

-使用部门

-负责外来文件的具体使用和执行，确保文件的正确理解和有效实施。

-负责将外来文件执行过程中发现的问题及时反馈给相关部门。

二、外来文件的识别与收集

1.识别渠道

-政府部门：通过政府官方网站、公告栏、政策发布平台等渠道，及时获取国家、地方政府部门颁发的与公司业务相关的法律法规、政策文件、标准规范等外来文件。

-客户：在与客户签订合同、协议或接收客户订单时，明确客户提供的技术文件、图纸、质量要求、交付要求等外来文件清单，并及时收集。

-供应商：在采购合同、采购订单中约定供应商提供的产品说明书、质量协议、技术资料、检验报告等外来文件，并督促供应商按时提供。

-行业协会、专业机构：关注行业协会、专业机构发布的行业动态、技术报告、标准指南等文件，及时收集与公司业务相关的信息。

-其他相关方：与合作伙伴、同行企业、咨询机构等保持沟通，及时收集可能对公司生产经营活动产生影响的外来文件。

2.收集要求

-各业务部门应指定专人负责外来文件的收集工作，确保收集渠道的畅通。

-收集的外来文件应确保内容完整、清晰、有效，如有缺页、破损、模糊不清等情况，应及时与文件提供方沟通更换。

-对于电子文件，应确保文件格式的兼容性和可读性，并按照规定的命名规则进行命名和存储。

-收集到的外来文件应及时填写《外来文件登记表》，详细记录文件名称、编号、来源、接收日期、文件内容概述等信息。

三、外来文件的接收与登记

1.接收流程

-行政部门对外来文件进行统一接收，接收时应核对文件的名称、编号、数量、版本等信息是否与《外来文件登记表》一致。

-对于纸质文件，应检查文件的完整性和外观质量，如有问题应及时与文件提供方联系。

-对于电子文件，应通过指定的存储介质或网络途径进行接收，并确保文件的完整性和可访问性。

2.登记要求

-行政部门应按照《外来文件登记表》的格式，对外来文件进行详细登记。登记内容应包括文件编号、文件名称、文件类型、来源、接收日期、发放部门、密级、保管期限等信息。

-对于重要的外来文件，应在登记时注明其重要性程度和特殊处理要求。

-登记完成后，应在《外来文件登记表》上加盖外来文件收讫章，并由接收人签字确认。

四、外来文件的分发

1.分发原则

-根据外来文件的性质、内容和使用部门的需求，进行合理分发。确保相关部门能够及时获取所需的外来文件，避免文件的积压和闲置。

-对于涉及多个部门的外来文件，应根据文件内容和各部门的职责分工，确定分发范围，确保各部门能够全面、准确地了解文件要求。

2.分发流程

-行政部门根据外来文件的分发范围，填写《外来文件分发清单》，并将文件及清单一并发放给相关部门。

-发放纸质文件时，应要求接收部门在《外来文件分发清单》上签字确认；发放电子文件时，应通过公司内部网络或指定的文件共享平台进行传输，并确保接收部门能够成功接收和查阅。

-对于需要紧急处理的外来文件，行政部门应采用特快专递、专人送达等方式，确保文件能够及时、准确地传递到相关部门。

五、外来文件的适用性评审

1.评审要求

-各业务部门收到外来文件后，应