公司档案管理制度及流程.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工。

3.档案定义

公司档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、会议纪要、声像资料等。

二、档案管理职责

1.综合管理部

-负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。

-集中统一管理公司各类档案，包括收集、整理、分类、编号、装订、存储、检索、借阅、销毁等工作。

-定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整与安全。

-组织开展档案信息化建设，提高档案管理工作效率和服务质量。

-对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，协助解决档案管理工作中的问题。

2.各部门

-负责本部门档案的收集、整理、分类、保管等工作，并定期移交至综合管理部。

-设立兼职档案管理员，负责本部门档案管理的具体事务，接受综合管理部的业务指导和监督。

-严格执行公司档案管理制度，确保本部门档案的安全与完整。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-公司在日常经营管理活动中形成的各类文件、资料，包括但不限于：

-上级主管部门的文件、通知、批示等。

-公司内部的规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等。

-各类会议的会议纪要、决议、记录等。

-合同、协议、订单、报价单、发票等业务文件。

-人事档案、工资报表、考勤记录等人事资料。

-财务报表、审计报告、税务资料等财务文件。

-工程图纸、技术资料、产品说明书等技术文件。

-宣传资料、广告策划、活动方案等营销文件。

-其他具有保存价值的文件、资料。

2.收集要求

-各部门应明确专人负责档案收集工作，确保各类文件、资料及时、完整地收集上来。

-对于外来文件，如上级主管部门的文件、信函等，应及时登记，并送相关领导阅批后，交综合管理部归档。

-公司内部形成的文件，承办部门应在文件办理完毕后，及时整理归档，不得积压。

3.整理原则

-遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

-区分文件的不同价值，便于保管和利用。

-便于计算机管理和检索。

4.整理方法

-分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。公司档案分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类、技术管理类、综合类等类别。

-编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用数字编号、字母编号或数字与字母组合编号等方式。

-装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式。

-编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询和检索。

四、档案的分类与编号

1.分类标准

-行政管理类：包括公司的规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、会议纪要、行政文件、信函、证照等。

-人事管理类：包括员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核、薪酬福利、考勤记录、奖惩情况等。

-财务管理类：包括财务报表、审计报告、税务资料、预算管理、成本核算、资金管理、固定资产管理等。

-业务管理类：包括市场调研、营销策划、销售合同、采购合同、订单管理、客户关系管理、项目管理等。

-技术管理类：包括工程图纸、技术资料、产品研发、质量控制、工艺文件、技术标准等。

-综合类：包括公司大事记、荣誉证书、宣传资料、广告策划、活动方案、企业文化建设等。

2.编号规则

-档案编号采用类别代码+年份+顺序号的格式。

-类别代码：采用大写字母表示，如XZ表示行政管理类，RS表示人事管理类，CW表示财务管理类，YW表示业务管理类，JS表示技术管理类，ZH表示综合类。

-年份：采用公元纪年的后两位数字表示，如22表示2022年。

-顺序号：按照档案形成的先后顺序依次编写，从001开始。

-例如，行政管理类2022