档案资料借阅制度.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司档案资料的管理，确保档案资料的安全与完整，充分发挥档案资料的作用，特制定本借阅制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各部门及员工对档案资料的借阅管理。

3.档案资料定义

本制度所指档案资料包括公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文件、合同、协议、报表、图纸、技术资料、会议记录、影像资料等。

二、借阅管理职责

1.档案管理部门职责

-负责制定和完善档案资料借阅制度，并组织实施。

-负责档案资料的收集、整理、归档、保管工作，确保档案资料的准确、完整和安全。

-负责办理档案资料的借阅手续，对借阅情况进行登记和跟踪管理。

-定期对档案资料的借阅情况进行统计和分析，及时发现问题并提出改进措施。

2.借阅部门及人员职责

-借阅部门应指定专人负责档案资料的借阅工作，并确保借阅人员了解本制度的相关规定。

-借阅人员应遵守本制度的规定，爱护档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、抄录、传播档案资料内容。

-借阅人员应按时归还档案资料，如需延期使用，应提前办理续借手续。

-借阅人员在借阅档案资料期间，如发现档案资料损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。

三、借阅范围

1.内部借阅

-公司各部门因工作需要，可借阅本部门形成的档案资料。

-涉及多个部门的档案资料，需经相关部门负责人签字同意后，方可借阅。

-公司领导及各部门负责人因工作需要，可借阅公司范围内的档案资料。

2.外部借阅

-因工作需要，外单位或个人需借阅公司档案资料时，必须持有单位介绍信或有效身份证明，并经公司主管领导批准。

-外部借阅档案资料，原则上不得带出公司。如有特殊情况需要带出公司的，必须经公司主管领导批准，并办理相关手续。

四、借阅手续

1.内部借阅手续

-借阅人员填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的名称、数量、用途、借阅时间等信息。

-将《档案资料借阅申请表》提交所在部门负责人签字同意。

-将签字后的《档案资料借阅申请表》交档案管理部门审核。

-档案管理部门审核通过后，为借阅人员办理借阅手续，填写《档案资料借阅登记薄》，注明借阅档案资料的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息，并将档案资料交给借阅人员。

2.外部借阅手续

-外单位或个人填写《档案资料外部借阅申请表》，注明借阅档案资料的名称、数量、用途、借阅时间、归还时间等信息，并加盖单位公章。

-将《档案资料外部借阅申请表》提交公司主管领导审批。

-公司主管领导审批通过后，将《档案资料外部借阅申请表》交档案管理部门审核。

-档案管理部门审核通过后，与外单位或个人签订《档案资料借阅协议》，明确双方的权利和义务。

-档案管理部门为外单位或个人办理借阅手续，填写《档案资料借阅登记薄》，注明借阅档案资料的名称、数量、借阅时间、归还时间等信息，并将档案资料交给外单位或个人。

五、借阅期限

1.内部借阅期限

-一般档案资料的借阅期限为[X]个工作日，如需延期使用，应提前办理续借手续。

-重要档案资料的借阅期限根据实际情况确定，最长不超过[X]个工作日。

2.外部借阅期限

-外单位或个人借阅档案资料的期限根据实际情况确定，最长不超过[X]个工作日。如需延期使用，应提前办理续借手续。

六、借阅要求

1.借阅人员应妥善保管档案资料，不得将档案资料转借他人或带出规定的使用范围。

2.借阅人员应保持档案资料的整洁、完整，不得在档案资料上涂改、标记、污损、抽取、撤换页张等。

3.借阅人员如需复印、抄录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。

4.借阅人员在借阅档案资料期间，如发现档案资料损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。

5.借阅人员应按时归还档案资料，逾期未还的，档案管理部门应及时催还。经催还仍不归还的，档案管理部门有权采取相应的措施，如停止其借阅权限、要求其赔偿损失等。

七、归还手续

1.借阅人员归还档案资料时，应填写《档案资料归还登记表》，注明归还档案资料的名称、数量、归还时间等信息。

2.档案管理部门工作人员应认真核对归还档案资料的名称、数量、完整性等信息，确认无误后，在《档案资料归还