档案管理流程图.docx

?一、引言

档案管理是组织或机构日常运营中至关重要的环节，它涉及到各类文件、资料的收集、整理、存储、检索和利用，对于保障信息的完整性、准确性和安全性，支持决策制定、业务开展以及历史记录留存等方面都具有不可替代的作用。本流程图旨在清晰地展示档案管理的各个环节及其相互关系，为档案管理人员提供明确的工作指引，确保档案管理工作高效、规范地进行。

二、档案管理流程图

（一）档案收集

1.来源识别

-明确档案的来源渠道，包括内部各部门、外部合作机构、上级主管部门、下属单位等。

-建立与各来源渠道的沟通机制，定期获取相关文件和资料。

2.收集范围确定

-根据组织的业务需求、法律法规要求以及档案管理的规范标准，确定各类档案的收集范围。

-例如，业务档案包括合同协议、项目文档、财务报表等；行政档案包括会议纪要、人事档案、规章制度等。

3.收集方式

-主动收集：档案管理人员定期向各部门发送档案收集清单，提醒其按时提交应归档的文件资料。

-被动收集：设立档案接收邮箱或指定接收地点，接收各部门或外部机构主动提交的档案。

-现场收集：对于重要活动、项目等产生的档案，档案管理人员现场参与收集，确保档案的完整性和准确性。

4.收集记录

-对每一次档案收集进行详细记录，包括收集时间、来源部门、档案名称、数量等信息。

-将收集记录整理成台账，以便后续查询和统计分析。

（二）档案整理

1.分类标准制定

-根据档案的性质、内容、来源等因素，制定科学合理的分类标准。

-常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况灵活组合运用。

2.文件甄别

-对收集到的文件进行甄别，剔除重复、无效或不需要归档的文件。

-检查文件的完整性，对于不完整的文件，及时与相关部门或人员沟通补充。

3.编号与编目

-为每份档案赋予唯一的编号，以便于管理和检索。编号应遵循一定的规则，体现档案的类别、年度等信息。

-编制档案目录，记录档案的编号、名称、日期、保管期限、密级等详细信息。目录可采用纸质或电子形式，方便查询和使用。

4.装订与装盒

-将整理好的文件按照一定的顺序进行装订，确保文件牢固、整齐。

-将装订好的文件装入档案盒，并在盒脊上标注档案编号、名称、年度等信息。

（三）档案存储

1.存储环境规划

-根据档案的保管要求，规划合适的存储环境，包括温度、湿度、通风、防火、防潮、防虫等条件。

-选择安全、稳定、便于管理的存储地点，如专门的档案库房、密集架等。

2.上架排列

-按照档案的类别、编号顺序，将档案盒整齐上架排列。

-建立档案存放索引，标注档案在库房中的具体位置，方便快速查找。

3.定期盘点

-定期对档案进行盘点，核对档案的实际数量与目录记录是否一致。

-检查档案的存储状态，如是否有损坏、受潮等情况，及时发现并处理问题。

（四）档案检索

1.检索工具建立

-除了纸质目录外，建立电子检索系统，如数据库、档案管理软件等，方便快速检索档案信息。

-在电子检索系统中录入档案的详细信息，包括文件内容摘要、关键词等，提高检索的准确性。

2.检索方式

-按编号检索：根据档案编号直接查询所需档案。

-按关键词检索：输入与档案相关的关键词，在电子检索系统中进行模糊查询。

-按类别检索：按照档案的分类类别，逐步查找所需档案。

3.检索结果提供

-根据检索需求，提供档案的原件、复印件或电子文档等形式的检索结果。

-对于需要借阅档案的情况，按照借阅流程办理相关手续。

（五）档案借阅

1.借阅申请

-内部人员因工作需要借阅档案时，填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还时间等信息。

-借阅申请表需经所在部门负责人审批签字。

2.审批流程

-档案管理人员收到借阅申请表后，对借阅申请进行审核。审核内容包括借阅目的合理性、借阅人员权限、预计归还时间等。

-根据档案的密级和重要性，确定审批层级。对于涉及重要机密的档案，可能需要更高层级的领导审批。

3.借阅登记

-审批通过后，档案管理人员对借阅情况进行登记，记录借