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合同管理制度

第一章总则

一、目的：为了依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范，

保证依法签订、履行、变更和解除合同，以保障经营活动的有序顺利进行，根据《中

华人民共和国民法典》等有关法律、法规规定，结合公司实际情况，特制订本制度。

二、公司加强合同管理，落实专职人员负责合同管理工作，建立健全合同管理

台帐，完善合同管理制度,提高合同管理水平。

三、适用对象：武汉xxx生物有限公司及其全资子公司。

第二章合同管理部门及职责

一、对合同实行分级、划块管理，各职能部门作为合同二级管理单位，负责本

部门的合同签订和履行，并向法务定期办理交接手续。各职能部门对企业合同的签

订和履行负有监督、检查和指导的职责。

二、各职能部门合同由各部门负责，各部门留存一份（纸质版和电子版），财

务部备案一份（电子版），法务部备案一份（纸质版和电子版）。

三、合同履行过程中出现违约风险的情况时，业务部门及时汇报并采取合理的

对策应对。

四、文件归档完成后，如果相应部门需要借用原件时，则需要与法务办理借用

流程。

五、公司所有合同均由合同二级管理单位统一登记编号、经办人签名后，按审

批权限分别由董事长、总经理或其他书面授权人签署。

六、如果企业与业务部门的负责人终止劳动关系的，则应及时明确告知与企

业有主要经济往来关系的客户，以防表见代理的发生。

八、法务部门同有关部门认真做好合同管理的基础工作。具体如下：

1.建立合同管理台帐。各职能部门应根据合同编号各立合同台账，分别按合同

进展情况和收付款情况一事一记；采购、销售部门可使用自有模板，法务复核确认，

其他部门法务提供模板。

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2.建立合同档案。各职能部门应定期（每个月）将履行完毕或不再履行的合同

有关资料（包括与有关的文书、图表、传真文件等）按合同标号整理，交由法务部

登记留档保存，不得随意处置、销毁、遗失。

二、合同承办人员职责

1.对需要签订合同的项目或经济活动进行可行性调查研究，重点调查考证对方

当事人的签约资格和履约能力等；

2.提请公司法务部门审查其经办的合同，检查所签订合同的履行情况，及时向

法务人员通报合同在履行过程中发生的问题，并同时提出解决问题的意见和建议，

必要时也可以直接向公司领导汇报；对所承办的合同负有监督履行责任；

3.对已签订的合同出现不履行、不能履行和不完全履行情况时,应及时向本公

司法务部门报告,并会同有关业务部门研究提出解决问题的方法、建议,同时向领

导汇报；

4.依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼；

5.保管好合同及与签订、履行、变更、解除合同等有关的文件和资料,及时交

合同管理机构归档。

三、财务部岗位职责

1.负责按收付款审批流程进行合同金额的收付款；

2.负责为合同相对方开具合规的发票并进行纳税申报，及收取对方开具的发票

并进行税务处理。

四、法务岗位职责

1.负责对合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；

2.负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；

3.负责业务合同纠纷的调解、仲裁或诉讼处理；

4.负责定期核