合同管理应注意的六个细节.doc

一合同主体资格审查

合同主体资格审查是合同管理的首要环节。企业应当通过工商登记信息查询、信用信息公示系统等途径，核实对方当事人的主体资格、经营范围、履约能力等信息。特别注意审查对方是否具有签订合同的民事权利能力和民事行为能力，是否存在被吊销营业执照、进入破产程序等情形。对于特殊行业，还需审查其是否取得相应的资质许可。

实践中，许多企业因忽视主体资格审查而遭受损失。如某建筑公司与未取得建筑施工资质的个人签订工程承包合同，最终因工程质量问题引发诉讼，法院认定合同无效，建筑公司承担主要责任。这一案例警示我们，严格的主体资格审查是防范法律风险的第一步。

二合同条款设计

合同条款是当事人权利义务的具体体现，其设计应当遵循明确、具体、可操作的原则。重点条款包括标的条款、价款条款、履行期限条款、违约责任条款等。特别要注意条款之间的逻辑关系，避免出现矛盾或歧义。

在违约责任条款的设计上，建议明确约定违约情形、责任承担方式、违约金计算标准等。如某买卖合同因未明确约定逾期付款的违约金计算标准，导致守约方在主张违约金时面临举证困难。这一教训提醒我们，精确的条款设计是维护合法权益的重要保障。

三合同履行监控

合同履行监控是确保合同目的实现的关键。企业应当建立合同履行台账，及时跟踪合同履行进度，收集保存相关证据材料。对于分期履行合同，要特别注意各期履行的衔接；对于长期履行合同，要定期进行履行情况评估。

某设备采购合同纠纷中，买方因未及时监控设备安装调试过程，导致在质保期结束后才发现质量问题，丧失了主张权利的最佳时机。这一案例凸显了履行监控的重要性。建议企业建立合同履行预警机制，及时发现和解决履行中的问题。

四合同变更管理

合同变更必须遵循法定程序和形式要求。任何合同变更都应当采用书面形式，由双方协商一致后签订补充协议。特别注意变更内容的合法性审查，避免因变更导致合同无效或可撤销。

实践中，因口头变更引发的纠纷屡见不鲜。如某服务合同履行过程中，双方口头约定延长服务期限，但未签订书面协议，最终因服务费支付问题产生争议。这一教训警示我们，合同变更必须严格遵循法定形式，确保变更的法律效力。

五证据收集保存

证据收集保存是合同管理的重要环节。企业应当建立完善的证据管理制度，妥善保管合同文本、履行凭证、往来函件等材料。特别注意保存电子证据的原始载体，确保证据的完整性和真实性。

某借款合同纠纷中，出借方因未妥善保存转账凭证，导致在诉讼中面临举证困难。这一案例提醒我们，证据收集保存工作必须做到及时、全面、规范，为可能发生的争议解决奠定基础。

六合同归档管理

合同归档管理是合同管理的最后环节，也是法律风险防控的持续保障。企业应当建立科学的合同归档制度，按照合同类型、签订时间等要素进行分类归档。对于已履行完毕的合同，也要按照规定期限保存，以备查考。

某劳动合同纠纷中，企业因未妥善保管已解除员工的劳动合同，在仲裁中无法提供有利证据，最终承担不利后果。这一教训警示我们，合同归档管理不容忽视，它是企业法律风险防控的重要保障。