档案管理流程及流程图.docx

?一、引言

档案作为组织或个人重要信息的集合，对于决策支持、历史记录、知识传承等方面都具有不可替代的价值。有效的档案管理流程能够确保档案的完整性、准确性和可利用性，提高工作效率，保护重要资产。本文将详细介绍档案管理的流程，并配以流程图进行直观展示。

二、档案管理流程概述

档案管理流程涵盖了从档案的形成、收集、整理、存储、检索、利用到销毁的全过程，每个环节都紧密相连，共同构成了一个有机的整体。通过遵循科学合理的流程，能够使档案管理工作有条不紊地进行，实现档案资源的最大化利用。

三、档案管理具体流程

（一）档案形成

档案形成于组织或个人的各项活动中，如文件起草、会议记录、业务往来、项目实施等。在活动进行过程中，相关人员应明确档案的收集范围和要求，确保形成的文件材料具有保存价值。例如，一份项目计划书应包含项目背景、目标、任务分解、时间安排、预算等内容，这些信息将成为项目档案的重要组成部分。

（二）档案收集

1.定期收集

-设定固定的时间周期，如每月或每季度，各部门按照档案收集清单进行自查和收集。收集的档案包括纸质文件、电子文档、照片、音频视频等多种形式。

-例如，人力资源部门每月收集员工的考勤记录、绩效评估报告、培训资料等；财务部门每季度收集各类财务报表、审计报告等。

2.随时收集

-对于一些重要的临时性文件或紧急产生的档案，应及时进行收集。比如，在突发事件处理过程中产生的应急方案、事件报告、救援记录等，必须第一时间收集，确保档案的及时性和完整性。

3.归档交接

-收集到的档案应及时办理归档交接手续，由档案管理人员进行统一管理。交接双方需在交接清单上签字确认，明确档案的名称、数量、移交时间等信息，以便追溯和查询。

（三）档案整理

1.分类

-根据档案的来源、内容、时间等因素进行分类。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。

-例如，采用年度分类法时，将档案按照年份进行划分；采用组织机构分类法时，按照不同部门进行归类。通过合理分类，便于档案的查找和管理。

2.编号

-为每份档案或每类档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。编号可以采用数字编码、字母编码或数字与字母相结合的方式。

-例如，对于一份员工档案，编号可以按照部门代码+年份+流水号的形式编制，如HR2023001，其中HR表示人力资源部门，2023表示年份，001表示该年度该部门的第1份员工档案。

3.编目

-编制档案目录，记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录可以采用纸质形式或电子表格形式，方便查询和检索。

-例如，一份纸质档案目录如下：

|编号|名称|日期|来源|保管期限|

|---|---|---|---|---|

|HR2023001|张三员工档案|2023.01.01|人力资源部|长期|

|......|......|......|......|......|

（四）档案存储

1.存储环境

-选择适宜的存储场所，确保档案的安全和完整。存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。

-例如，档案库房应安装防火门、烟雾报警器、灭火器等消防设备；配备除湿机、空调等调节温湿度的设备；设置防虫药品投放点，防止虫害侵蚀档案。

2.存储方式

-根据档案的类型和特点，选择合适的存储方式。纸质档案可以采用档案盒、档案架等方式进行存放；电子档案应进行备份存储，可采用磁带、光盘、硬盘等存储介质，并定期进行数据检查和维护。

-例如，将纸质档案按照分类顺序存放在档案架上，每个档案盒贴上标签，注明档案类别和编号；电子档案分别备份到不同的存储介质上，并存储在不同的地理位置，以防止数据丢失。

（五）档案检索

1.建立检索工具

-除了前面提到的档案目录外，还可以建立索引卡片、电子检索系统等多种检索工具，方便快速查找档案。

-例如，利用数据库管理软件建立电子检索系统，录入档案的关键信息，如标题、关键词、日期等，用户可以通过输入相关信息进行快速检索。

2.检索方法

-根据档案的编号、名称、主题词等信息进行检索。检索时应遵循先分类后详细查找的原则，逐步缩小检索范围，提高检索效率。

-例如，当需要查找一份关于市场调研报告的档案时，可以先在档案目录中按照类别找到相关的市场调研档案类别，然后再逐一查看档案名称，找到具体的市场调研报告档案。