档案管理规范.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本规范。

2.适用范围

本规范适用于公司总部及各下属单位的档案管理工作。

3.档案定义

本规范所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质、电子、声像等载体的文件、资料、图表、数据等。

二、档案管理职责

1.档案管理部门职责

-贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。

-负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。

-指导和监督各部门的档案管理工作，组织档案业务培训。

-负责公司档案信息化建设，推进档案数字化管理。

2.各部门兼职档案员职责

-负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案的齐全、完整。

-按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门。

-协助档案管理部门开展档案利用工作，提供相关档案信息。

三、档案收集

1.收集范围

-公司党群工作类档案，包括党组织建设、党员管理、宣传教育等方面的文件材料。

-行政管理类档案，如公司文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、印章管理等文件。

-经营管理类档案，涵盖市场营销、财务管理、物资采购、生产运营等业务活动形成的资料。

-生产技术类档案，包含产品研发、工艺设计、质量控制、设备管理等方面的技术文件。

-基本建设类档案，如工程项目的立项、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件。

-会计档案，包括会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。

-声像档案，如公司重大活动、会议、工程建设等拍摄的照片、录像等。

-电子档案，包括公司各类电子文件、数据库等。

2.收集要求

-各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。

-收集的档案应真实、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。

-对重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理。

四、档案整理

1.分类原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。按照档案的性质、内容和形成时间等因素进行分类。

2.分类方法

-采用年度-机构-保管期限分类法。即先按年度将档案分为不同类别，再在每个年度内按机构（部门）进行细分，最后根据档案的保管期限分为永久、长期、短期三类。

-对于电子档案，应建立相应的分类目录，确保与纸质档案分类对应，便于查找和利用。

3.整理步骤

-装订：对纸质文件进行整理装订，去除金属物，破损文件应进行修补或复制。

-编号：为每份档案编制唯一的档号，档号应包括年度、机构代码、保管期限代码、顺序号等要素。

-编目：填写档案目录，包括档号、文号、题名、日期、保管期限、密级等项目，确保目录信息准确、完整。

-装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。

五、档案保管

1.保管场所

-档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。

-库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材等。

2.保管方式

-档案应按照分类顺序排列上架存放，便于查找和管理。

-对电子档案应进行异地备份存储，确保数据安全。

-定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。

3.保管期限

-档案保管期限分为永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）。

-具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。

六、档案鉴定

1.鉴定组织

成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作。

2.鉴定标准

-根据档案的历史价值、现实利用价值和保管期限等因素进行鉴定。

-对已超过保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的，可进行销毁。

3.鉴定程序

-档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出销毁清单。

-档案鉴定工作小组对销毁清单进行审核，提出鉴定意见。

-经公司主管领导批准后，对确需销毁的档案进行销毁处理。