公司办公OA管理系统的使用管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司办公OA管理系统（以下简称OA系统）的使用，提高工作效率，实现信息资源共享，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司全体员工。

3.系统管理部门及职责

公司信息管理部门负责OA系统的日常维护、技术支持和安全管理工作，确保系统的稳定运行和数据安全。具体职责包括：

-系统的安装、配置、升级和优化；

-用户账号的创建、修改和删除；

-系统故障的排除和问题解决；

-数据备份与恢复；

-安全策略的制定和实施，防止系统遭受攻击和数据泄露。

二、账号管理

1.账号申请与开通

员工因工作需要使用OA系统时，应向所在部门负责人提出申请，部门负责人审核通过后，由信息管理部门为其创建账号。员工应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号转借他人使用。

2.账号权限设置

信息管理部门根据员工的工作职责和岗位需求，为其设置相应的OA系统操作权限。权限分为系统管理员、普通用户等不同级别，各级别的权限设置如下：

-系统管理员：拥有最高权限，可进行系统的全面管理和维护，包括用户账号管理、权限设置、数据备份与恢复等。

-普通用户：根据工作需要，可进行文档上传、下载、审批流程发起、信息查询等操作。普通用户权限应根据工作岗位进行细化，确保员工只能访问和操作与其工作相关的信息和功能。

3.账号变更与注销

员工因工作调动、离职等原因需要变更或注销OA系统账号时，所在部门应及时通知信息管理部门。信息管理部门在核实相关情况后，对账号进行相应的变更或注销操作。

三、系统使用规范

1.登录与使用

-员工应使用公司统一分配的账号和密码登录OA系统，登录成功后应及时修改初始密码，并妥善保管。

-登录系统后，应仔细查看系统提示信息和个人待办事项，及时处理相关工作任务。

-在使用OA系统过程中，如遇到系统故障、操作问题等，应及时向信息管理部门报告，不得自行进行非法操作或试图绕过系统限制。

2.信息发布与共享

-员工可在OA系统中发布与工作相关的信息、通知、公告等，但应确保信息内容真实、准确、完整，不得发布虚假、有害、违规的信息。

-对于重要信息和文件，应设置相应的权限进行访问控制，确保只有授权人员能够查看和下载。

-鼓励员工在OA系统中共享工作经验、知识文档等资源，促进公司内部的信息交流和知识共享。

3.流程审批

-涉及公司内部审批流程的事项，如请假、报销、办公用品申请等，应通过OA系统发起相应的审批流程。

-发起审批流程时，应准确填写相关信息，上传必要的附件，并按照规定选择审批节点和审批人员。

-审批人员应在收到审批任务后及时进行处理，认真审核相关信息，根据实际情况做出同意、不同意或退回修改等审批意见，并注明审批理由。

-对于紧急事项，可通过OA系统中的加急功能或其他方式提醒审批人员及时处理。

4.文档管理

-员工应按照公司规定的文件分类和命名规则，在OA系统中上传和存储工作文档。

-上传的文档应确保格式清晰、内容完整，便于他人查阅和使用。

-对于重要文档，应定期进行备份，防止数据丢失。

-在查阅和下载文档时，应遵守公司的必威体育官网网址规定，不得擅自将文档泄露给无关人员。

四、安全管理

1.数据安全

-信息管理部门应采取有效的数据安全措施，如数据加密、定期备份等，确保OA系统中的数据安全可靠。

-员工不得擅自对系统数据进行修改、删除、复制等操作，如需对数据进行特殊处理，应提前向信息管理部门提出申请。

-如发现系统数据存在异常或安全漏洞，应及时向信息管理部门报告，配合信息管理部门进行处理。

2.网络安全

-员工应遵守国家有关网络安全的法律法规，不得利用OA系统从事非法活动，如网络攻击、恶意软件传播等。

-在使用OA系统过程中，应注意防范网络诈骗、钓鱼邮件等安全风险，避免点击可疑链接或下载不明来源的文件。

-如发现网络安全问题，应立即断开网络连接，并向信息管理部门报告。

五、培训与支持

1.培训

信息管理部门应定期组织OA系统使用培训，帮助员工熟悉系统的功能和操作流程。培训内容包括系统概述、账号登录与使用、信息发布与共享、流程审批、文档管理等方面。新员工入职时，应参加OA系统使用的基础培训，确保其能够熟练使用