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收文发文模板

一、收文模板

（一）收文登记

1. 收文日期：[具体年月日]，精确记录文件接收时间，格式统一为“年/月/日”，确保时间准确性，便于后续追溯与查询。

2. 收文编号：[X]号，按照预先设定的编号规则进行编号，编号具有唯一性，一般由年份、部门代码、流水号等组成，如“[2025]研001号”，方便对收文进行分类管理与快速定位。

3. 来文单位：[详细名称]，填写发文单位的全称，若为下属机构或部门发文，需明确具体层级与名称，保证信息完整准确，避免混淆。

4. 文件标题：[文件原标题]，完整引用文件标题，包括主标题与副标题（若有），确保标题无误，不得随意更改或简化，以便准确把握文件主旨。

5. 文件字号：[发文文号]，记录发文单位的文号，如“国发〔2025〕1号”，文号是文件的重要标识，有助于核对文件的权威性与来源。

6. 密级：[标注密级，如“机密”“秘密”“公开”等]，根据文件本身标注的密级进行登记，对于涉密文件，严格按照必威体育官网网址规定进行后续处理，保障文件信息安全。

7. 份数：[X]份，明确收到文件的实际份数，若存在附件，需注明附件份数，如“文件1份，附件2份”，防止文件及附件缺失。

8. 签收人：[签字]，由实际接收文件的人员签字确认，签字应清晰可辨，若为多人签收，依次签署姓名，明确责任归属。

（二）文件处理流程

9. 初步审核

◦ 审核人员：[指定岗位人员姓名，如行政秘书、收文专员等]，明确负责初步审核的人员，该人员需具备一定的文件处理经验与专业知识。

◦ 审核内容：

▪ 检查文件完整性，包括文件正文、附件是否齐全，页面有无缺失、模糊不清等情况；核实文件格式是否规范，如字体、字号、排版是否符合公文标准。

▪ 确认文件是否属于本单位或本部门的业务处理范围，判断文件紧急程度与重要性，初步筛选出需重点关注或优先处理的文件。

◦ 审核时间：[X]个工作日内，设定明确的初步审核时间限制，一般为1-2个工作日，确保文件流转效率，避免积压。

◦ 审核意见：在收文登记表中简要记录审核结果，如“文件完整，格式规范，属于本部门业务范畴，建议呈送[具体领导姓名]阅示”或“文件缺附件[附件名称]，请联系来文单位补充后再行处理”等，审核意见应清晰、明确，为后续处理提供指引。

10. 领导批示

◦ 批示领导：[领导姓名与职务]，写明负责批示文件的领导，一般为部门负责人或相关业务分管领导。

◦ 批示时间：收到文件后的[X]个工作日内，根据文件紧急程度与重要性，合理设定领导批示时间，紧急文件应在1个工作日内完成批示，普通文件一般不超过3-5个工作日，以保障文件处理时效。

◦ 批示内容：领导在文件原件或专门的批示单上签署意见，如“请[具体部门或人员]负责处理，于[具体日期]前反馈处理结果”“转[相关部门]会签，提出意见后报我审阅”等，批示内容应明确任务分配、处理要求与时间节点。

11. 文件分发与办理

◦ 分发人员：[指定岗位人员姓名，如文件分发专员、行政助理等]，确定负责将文件分发给相关部门或人员的责任人，确保文件准确送达。

◦ 分发依据：依据领导批示意见，将文件分发给具体负责办理的部门或人员；对于需多个部门协同处理的文件，明确主协办关系，按照流程依次分发，避免重复分发或分发错误。

◦ 办理要求：办理人员在规定时间内按照领导批示要求开展工作，对于涉及具体业务的文件，需深入研究文件内容，制定详细的处理方案，并及时反馈工作进展；对于需回复来文单位的文件，起草回复文件并按照发文流程进行审核与发送。

◦ 办理进度跟踪：建立文件办理进度跟踪机制，由专人定期（如每周）对文件办理情况进行检查，记录办理进度，对于逾期未完成的任务，及时提醒办理人员，并向领导汇报，确保文件处理工作按时推进。

12. 文件归档

◦ 归档人员：[档案管理人员姓名]，明确负责文件归档的人员，档案管理人员需具备专业的档案管理知识与技能。

◦ 归档时间：文件办理完成且相关回复已发送（若有）后的[X]个工作日内，一般在1-3个工作日内完成归档，确保文件及时存档，便于查阅与管理。

◦ 归档方式：按照档案管理规定，将文件原件、领导批示、办理过程中的相关材料（如处理方案、回复文件草稿等）进行整理，分类编号，存入相应的档案卷宗或电子档案库；对于电子文件，需进行备份存储，确保文件长期保存与安全。

二、发文模板

（一）发文拟稿

13. 拟稿部门：[部门名称]，明确文件起草的责任部门，部门名称应使用规范全称。

14. 拟稿人：[姓名]，拟稿人需对文件内容的准确性、完整性与合规性负责，签署真实姓名。

15. 拟稿日期：[具体年月日]，记录文件起草完成的时间，