物资管理实施细则.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司物资管理，规范物资采购、验收、存储、发放及使用等环节的操作流程，提高物资使用效率，降低公司运营成本，确保公司各项工作顺利开展，特制定本实施细则。

2.适用范围

本细则适用于公司内所有物资的管理，包括但不限于办公用品、办公设备、生产原材料、生产设备及备品备件等。

3.职责分工

-物资管理部门

-负责制定和完善物资管理制度及流程，并监督执行。

-汇总物资需求计划，组织物资采购工作，建立供应商管理档案。

-负责物资的验收、存储、发放及库存盘点等日常管理工作。

-使用部门

-根据工作需要，按时提交物资需求计划，并对需求的合理性负责。

-配合物资管理部门进行物资验收，及时反馈物资质量问题。

-负责本部门领用物资的保管、使用及维护，确保物资的合理使用。

-财务部门

-负责审核物资采购预算及费用报销，监督物资采购资金的使用。

-定期与物资管理部门核对账目，确保账实相符。

二、物资需求计划管理

1.需求计划的提出

-使用部门应根据工作任务、业务发展规划及实际库存情况，提前[X]个工作日填写《物资需求计划表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并提交至物资管理部门。

-对于临时性或紧急性物资需求，使用部门应及时向物资管理部门说明情况，经审批后可优先处理。

2.需求计划的审核

-物资管理部门收到需求计划后，应在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括需求的合理性、必要性、库存情况等。

-如发现需求不合理或库存充足可满足需求的情况，物资管理部门应与使用部门沟通，协商调整需求计划。

3.需求计划的汇总与调整

-物资管理部门将审核通过的需求计划进行汇总，形成公司月度物资需求总表。

-根据公司实际采购能力、市场供应情况及库存动态等因素，对物资需求计划进行必要的调整，确保需求计划的可行性。

三、物资采购管理

1.采购方式

-集中采购：对于通用性强、需求量大的物资，如办公用品、办公设备等，采用集中采购方式，由物资管理部门统一组织采购。

-分散采购：对于专业性较强、规格特殊或零星采购的物资，由使用部门在物资管理部门的指导下自行采购，但需按照规定流程进行审批。

2.供应商选择与管理

-供应商选择

-物资管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。

-在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，进行实地考察或评估，选择至少[X]家合格供应商。

-对于新的供应商，需进行严格的资质审核，包括营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的查验。

-供应商管理

-与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。

-定期对供应商进行评估，根据供货质量、交货及时性、售后服务等情况进行打分，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作或更换供应商等措施。

3.采购流程

-集中采购流程

-物资管理部门根据月度物资需求总表，制定采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、预算金额等信息。

-在供应商数据库中筛选合适的供应商，向其发送询价单，获取报价。

-综合比较各供应商的报价、产品质量等因素，选择最优供应商，与其签订采购合同。

-采购合同签订后，物资管理部门跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。

-分散采购流程

-使用部门填写《分散采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、采购原因等，提交至物资管理部门审核。

-物资管理部门审核通过后，使用部门自行选择供应商进行采购，并签订采购合同。

-采购完成后，使用部门将采购发票、合同等相关资料提交至物资管理部门及财务部门进行报销和入账。

四、物资验收管理

1.验收准备

-物资到货前，物资管理部门应通知使用部门相关人员共同参与验收。

-根据物资采购合同及相关标准，准备验收所需的工具、量具、检测设备等。

2.验收内容

-数量验收：对照采购合同及送货清单