钥匙管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司钥匙的规范化管理，确保公司财产安全，保障工作的正常开展，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司内所有办公区域、仓库、机房、设备设施等场所使用的各类钥匙，包括但不限于房间门钥匙、抽屉钥匙、设备操作钥匙、门禁卡等。

3.职责分工

-行政部门

-负责制定和完善钥匙管理规定，并监督执行。

-统一管理公司公共区域钥匙及重要部门的备用钥匙。

-负责钥匙的采购、标识、登记、发放、回收、保管、盘点等工作。

-使用部门

-负责本部门使用钥匙的日常管理，包括钥匙的领用、归还、保管等，并确保钥匙的安全使用。

-配合行政部门进行钥匙的盘点工作，提供相关信息。

-个人

-负责个人领用钥匙的妥善保管，不得随意转借他人，如因工作需要转借，需经所在部门负责人批准，并做好登记。

-离职时，应及时将所领用的钥匙归还所在部门。

二、钥匙的分类与标识

1.分类

-办公区域钥匙：包括办公室门、文件柜、抽屉等钥匙。

-仓库钥匙：各类仓库的门锁钥匙。

-机房钥匙：机房大门、设备操作间等钥匙。

-设备设施钥匙：如电梯机房钥匙、消防设备操作钥匙等。

-门禁卡：用于开启公司门禁系统的卡片。

2.标识

-所有钥匙均应进行明确标识，标识内容应包括钥匙对应的使用部门、房间号、用途等信息。

-标识应清晰、持久，可采用粘贴标签、刻印等方式进行。

-对于相似的钥匙，应采用不同颜色或特殊标记进行区分，避免混淆。

三、钥匙的采购

1.行政部门根据实际需求制定钥匙采购计划，明确采购的钥匙种类、数量、规格等信息。

2.采购计划应提交公司领导审批，审批通过后由行政部门负责实施采购。

3.采购人员应选择正规的供应商，确保所采购钥匙的质量和安全性。

4.采购的钥匙到货后，行政部门应组织相关人员进行验收，检查钥匙的数量、规格、质量等是否符合要求，验收合格后方可办理入库手续。

四、钥匙的登记

1.行政部门应对新采购的钥匙进行详细登记，登记内容包括钥匙编号、类型、用途、采购日期、采购价格、供应商等信息。

2.钥匙登记应建立专门的台账，台账应妥善保存，便于查询和核对。

3.对于因损坏、丢失等原因需要重新采购的钥匙，也应及时在台账中进行记录。

五、钥匙的发放

1.办公区域钥匙

-新员工入职时，由行政部门根据其所在部门和办公地点，发放相应的办公区域钥匙。

-员工调动部门时，原部门应将其领用的办公区域钥匙收回，并交至行政部门，由行政部门重新发放新的钥匙。

-员工离职时，所在部门应督促其将办公区域钥匙归还行政部门，行政部门在确认钥匙完好无损后办理离职手续。

2.仓库钥匙

-仓库管理人员的钥匙由行政部门统一发放和管理。

-因工作需要临时借用仓库钥匙的，需填写《钥匙借用申请表》，经仓库主管和部门负责人批准后，到行政部门领取。借用期限不得超过规定时间，借用期间应妥善保管，不得遗失或转借他人。

3.机房钥匙

-机房钥匙由专人负责保管，未经授权人员不得接触。

-因工作需要进入机房的人员，需经机房负责人批准，并在机房钥匙使用登记簿上进行登记，使用完毕后及时归还。

4.设备设施钥匙

-设备设施的日常维护、维修人员根据工作需要领用相应的设备设施钥匙。

-领用设备设施钥匙时，应填写《钥匙领用登记表》，注明领用时间、用途、预计归还时间等信息。

-设备设施维修完毕后，维修人员应及时将钥匙归还行政部门或设备设施管理部门。

5.门禁卡

-新员工入职时，由行政部门统一办理门禁卡，并发放给员工本人。

-员工离职时，所在部门应收回门禁卡交至行政部门注销。

-门禁卡如有遗失或损坏，员工应及时向行政部门报告，经核实后重新办理，补办费用由员工本人承担。

六、钥匙的保管

1.行政部门保管

-行政部门应设立专门的钥匙保管箱，用于存放公司公共区域钥匙及重要部门的备用钥匙。

-钥匙保管箱应具备安全防护措施，如锁具、密码等，确保钥匙的安全存放。

-行政部门应安排专人负责钥匙保管箱的日常管理，定期检查钥匙的存放情况，确保钥匙无遗失、损坏等情况。

2.使用部门保管

-各使用部门应指定专人负责本部门使用钥匙的保管，保管人员应妥善保管钥匙，不得随意放置或丢失。

-对于重要场所的钥匙，如机房、仓库等，使用部门应采取必要的安全保管措施，如设置钥匙专柜、安装监控设备等。

-使用部门