项目部公章使用管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强项目部公章的使用管理，规范公章使用行为，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护项目部的合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于项目部在开展项目管理活动过程中，涉及使用项目部公章的所有情况。

3.定义

本制度所称项目部公章是指项目部为履行项目管理职责，以项目部名义制作并经备案的印章，包括但不限于项目部行政章、合同专用章等。

二、公章的刻制、备案与保管

1.公章的刻制

-项目部公章的刻制由项目经理根据项目实际需要提出申请，经上级主管部门批准后，由指定的具有资质的印章制作单位负责刻制。

-刻制公章时，应严格按照国家相关规定和公司要求，提供准确的印章内容和规格，确保公章的合法性和规范性。

2.公章的备案

-公章刻制完成后，项目部应及时将印章样式、启用时间等信息报上级主管部门备案，并按照当地公安机关的要求办理印章备案手续。

-备案信息应妥善保存，以备后续查询和核对。

3.公章的保管

-项目部公章由专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和必威体育官网网址意识。

-公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管制度，即由项目部经理指定的两人分别保管保险柜或保管箱的钥匙。

-保管人员应严格遵守公章保管规定，不得擅自将公章转借他人或带出项目部办公区域。如有特殊情况需要携带公章外出，必须经项目经理批准，并办理相关借用手续。

-保管人员应定期对公章进行检查，确保公章的完好无损。如发现公章有损坏、遗失等情况，应立即向项目经理报告，并采取相应的措施进行处理。

三、公章的使用范围

1.以项目部名义发布的各类文件、通知、报告等

-包括项目管理方案、工作计划、工作总结、质量报告、安全报告等。

-此类文件需经项目经理审核签字后，方可加盖项目部公章。

2.与项目相关的合同、协议、意向书等

-合同专用章仅用于签订与项目直接相关的各类合同、协议等法律文件。

-合同签订前，必须经项目部法务人员或相关专业人员进行审核，并报项目经理批准。审核通过后，方可加盖合同专用章。

3.项目对外联系的介绍信、证明信等

-介绍信用于项目部人员因公务外出联系工作、洽谈业务等情况。

-证明信用于证明项目部相关事项或人员身份等情况。

-开具介绍信和证明信时，应注明具体用途、有效期等内容，并经项目经理批准后，加盖项目部公章。

4.其他经项目经理批准的需要加盖项目部公章的情况

-如涉及项目的重要文件、资料的盖章确认等。

四、公章的使用流程

1.申请

-使用项目部公章时，需填写《项目部公章使用申请表》（以下简称《申请表》），详细注明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息。

-《申请表》应由申请部门负责人签字确认，并经项目经理审核批准。

2.审核

-项目经理应对《申请表》进行认真审核，重点审查用章事项的真实性、合法性和必要性，以及用章内容是否符合项目部的利益和相关规定。

-对于涉及重大事项或金额较大的合同等文件，项目经理应组织相关人员进行专题讨论，并征求法务人员或其他专业人员的意见。

3.盖章

-经审核批准后，保管人员应按照《申请表》上的批准意见，在规定的位置加盖项目部公章，并对盖章过程进行登记。

-盖章时，应确保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖在空白处。

4.登记

-保管人员应建立《项目部公章使用登记簿》，对每次公章使用情况进行详细登记，包括用章日期、用章事项、用章内容、用章份数、批准人、申请人、盖章人等信息。

-《登记簿》应妥善保存，以备后续查阅和审计。

五、特殊情况的公章使用处理

1.紧急情况

-在紧急情况下，如因抢险救灾、突发事件处理等需要立即加盖公章，但无法及时履行正常审批手续时，申请人应电话向项目经理报告，经口头同意后可先行盖章，但事后必须在[具体时间]内补办书面申请和审批手续。

-补办手续时，申请人应详细说明紧急情况的原因和经过，并提供相关证明材料。

2.远程用章

-因项目需要，确需在异地使用项目部公章的，应通过远程视频或其他可靠方式进行见证，并按照正常的用章流程办理审批手续。

-远程见证过程应进行录音、录像，相关资料应妥善保存，以备后续核查。

3.电子印章

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