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质量记录管理2012-03-14定义及职责各职能部门负责本部门使用记录的收集、标识、确认、装订、贮存等管理活动。单击此处添加标题记录定义：记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，记录可便于追溯。单击此处添加标题办公室是质量记录的归口管理部门，负责协调、组织记录的确认、标识、复制、收集、贮存、处置等活动；单击此处添加标题表单编号规则1.程序文件质量记录：LZ（公司代号）/P（文件代号）—01（文件顺序号）—01（记录表顺序号）2.管理性三层次文件质量记录：LZ（公司代号）/G（文件代号）—01（文件顺序号）—01（记录表顺序号）3.技术性三层次文件质量记录：3.1计量器具（含实验室设备）校准/试验方法/操作规程质量记录：LZ（公司代号）/JS（文件代号）—01（文件顺序号）—01（记录表顺序号）3.2通用的检验规程质量记录：LZ（公司代号）/JY（文件代号）—01（文件顺序号）—01（记录表顺序号）3.3设备、模具/工装操作规程、保养规范等质量记录：LZ（公司代号）/SG（文件代号）—01（文件顺序号）—01（记录表顺序号）。质量记录填写要求不得用铅笔填写，可采用签字笔或圆珠笔等填写，字迹要正确、清楚，不得遗漏，应能准确识别，有填写人、授权审批人签署的全名。记录填写要完整、详细，如有不需填写或不适用的项目，可在该栏内以“/”表示。各种记录填写的内容发生错误而需更改时，采用“=”划改，由更改者在更改处签字或盖章。质量记录要及时、有效、正确进行填写，确保记录有效性。质量记录整理收集频次：班、日、周、月记录每月收集；季度、年记录每年收集。整理、标识：对收集的记录进行分类、分期装订成册；对整理后记录作标识，注明记录种类、名称、时间或编号范围。记录保存保存期限和职责：详见“记录保存清单”。登记：建立“记录保存清单”，登记归档记录保存情况，以备查阅。保存环境控制：记录的保存由各部门自行负责，需做好防火、防潮、防腐工作。用电脑保存的记录，如拷贝、光盘等应具备相应贮存条件防压、防磁、防晒，并及时备份，防止保存的内容丢失。。借阅：查阅人不得更改质量记录或使其损坏、丢失，阅毕后及时（原则上在5个工作日内）收回。不得擅自复制。定期检查：每月检查记录保存状况,发现问题及时处理；已保存到期的记录需提请销毁。记录过期的销毁和处理各记录保管负责人按规定的保管期限定期组织鉴定，对无保存价值的记录将其列在“文件销毁申请单”上，经管理者代表审批确认后，进行销毁处理。如将过期的记录当再生纸使用，应明显×标识，以防误用。记录检查小组为进一步加强过程控制，确保过程记录的真实有效，公司成立过程记录检查小组。各部门及各车间必须积极配合检查工作，并积极改进检查发现的问题。检查重点：记录的有效性，有无及时填写，杜绝事后补记录、做假记录，及填写不完整等情况，并验证上次检查发现问题的改进情况。检查组组长：王总组员：冯利霞；陆亚；黄萍；余先彬；余红梅；韦继凤每月召开一次记录检查工作会议，对存在的问题进行汇总报告。检查人员要秉持正确心态，积极、就事论事。常见质量记录出现的问题质量记录未按作业指导书、文件规定等标准要求的内容、频次、项目进行记录；记录填写不及时，记录后补或提前做假记录；记录内容不真实，编辑假数据；记录漏项，没填日期或批次、炉次号，或没有记录人、审核签核等。记录填写过于潦草，不能识别，涂改未按要求，破损严重。