2018年开大《办公室管理形成性考核册答案》.docx

2018年开大《办公室管理形成性考核册答案》

?一、办公室管理概述

1.办公室的概念与功能

办公室是处理一种特定事务或提供服务的地方，它在组织中起着至关重要的枢纽作用。其功能涵盖了信息收集与整理、沟通协调、行政管理、文件处理等多个方面。例如，它要收集来自各个部门的工作信息，进行分类整理后提供给相关决策人员，以便做出准确的决策。同时，办公室还要协调组织内部不同部门之间的工作，确保各项工作有序进行，避免出现冲突和延误。

2.办公室管理的内容与特点

办公室管理的内容包括人员管理、物资管理、时间管理、空间管理等。人员管理涉及员工的招聘、培训、绩效考核等；物资管理涵盖办公用品的采购、库存管理等；时间管理要求合理安排工作任务和日程；空间管理则要优化办公区域布局。其特点包括服务性，即为组织内其他部门和人员提供支持与服务；繁杂性，工作内容琐碎多样；时效性，很多工作都有严格的时间要求，必须及时完成。

二、办公室人员的素质与能力

1.办公室人员应具备的基本素质

政治素质方面，要坚定政治立场，拥护党的路线方针政策。道德素质上，要诚实守信、敬业奉献、团结协作。文化素质要求具备扎实的专业知识和广泛的知识面。心理素质需保持乐观积极、抗压能力强、情绪稳定。例如，在面对紧急任务和高强度工作时，能够保持冷静，有效应对压力。

2.办公室人员的专业能力

沟通能力是办公室人员的核心能力之一，包括口头沟通和书面沟通。良好的沟通能够准确传达信息，避免误解。组织协调能力能够整合各方资源，使工作顺利开展。例如，在组织大型会议或活动时，能够协调场地、人员、物资等方面的安排。办公自动化能力熟练掌握办公软件和相关信息技术，提高工作效率。决策辅助能力能够为领导提供有价值的信息和建议，辅助决策制定。

三、办公室的日常事务管理

1.办公环境的布置与维护

办公环境的布置要遵循舒适、高效、美观的原则。合理安排办公家具的摆放，确保员工有足够的工作空间。注意采光、通风等条件，营造良好的工作氛围。同时，要定期对办公环境进行清洁和维护，保持整洁卫生。例如，每天下班前清理桌面，定期打扫地面、擦拭门窗等。

2.办公用品的管理

办公用品的采购要根据实际需求，选择质量可靠、价格合理的产品。建立严格的库存管理制度，准确记录办公用品的出入库情况。定期盘点库存，避免浪费和短缺。例如，制定办公用品领用登记表，员工领用物品时进行登记。

3.邮件与电话处理

邮件处理要及时分类、阅读、回复。对于重要邮件要做好记录和跟踪，确保事项得到妥善处理。电话接听要礼貌热情，准确记录通话内容，并及时传达给相关人员。例如，对于客户咨询的问题，要清晰准确地解答，并记录反馈给相关部门跟进处理结果。

四、办公室的会议管理

1.会议的种类与组织流程

会议种类包括工作例会、专题会议、研讨会等。工作例会通常定期召开，汇报工作进展、安排近期工作。专题会议针对特定问题进行讨论和决策。研讨会则侧重于学术交流或经验分享。组织会议的流程包括会议筹备，确定会议主题、时间、地点、参会人员等；会议通知，提前发送通知确保参会人员知晓；会议主持，引导会议有序进行；会议记录，准确记录会议内容和决议；会议跟进，监督决议的执行情况。例如，筹备一场新产品发布会，要确定发布会的时间、地点、参会嘉宾，精心准备宣传资料、演示文稿等，会议过程中做好记录，会后跟进产品推广情况。

2.会议成本的控制

会议成本包括时间成本、人力成本、物资成本等。为控制会议成本，要合理安排会议时间，避免冗长无效的讨论。精简参会人员，确保参会人员与会议主题相关。优化会议物资的使用，减少浪费。例如，对于不必要的文件资料，采用电子文档形式发放，减少纸张使用。

五、办公室的文件管理

1.文件的分类与编号

文件可分为收文和发文。收文包括上级文件、下级文件、平行文件等。发文则有请示、报告、通知等。文件编号要遵循一定的规则，便于查找和管理。例如，收文编号可按照年份、部门、顺序号编制，发文编号则根据发文部门、年份、顺序号确定。

2.文件的起草与审核

起草文件要内容准确、逻辑清晰、语言规范。审核文件要从政策法规、内容完整性、格式规范性等方面进行把关。例如，起草一份规章制度文件，要明确规定各项条款的具体内容和适用范围，审核时要检查是否符合法律法规要求，是否与组织的整体战略和其他制度相协调。

3.文件的归档与保管

文件归档要按照分类标准进行整理，确保文件排列有序。选择合适的保管方式，如纸质文件存放在档案柜中，电子文件进行备份存储。建立文件借阅制度，严格控制文件的借阅范围和期限。例如，借阅纸质文件要登记借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息，借阅电子文件要经过