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检验检测机构仪器设备档案管理要求

1范围

本文件规定了检验检测机构仪器设备档案管理的基本要求、归档范围、收集、整理与归档、利用、

维护与改进、保管与处置。

本文件适用于检验检测机构仪器设备档案的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T20000.1-2014标准化工作指南第1部分：标准化和相关活动的通用术语

DA/T1档案工作基本术语

检验检测机构资质认定评审准则

CNAS-CL01:2024检测和校准实验室能力认可准则的应用要求

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1检验检测机构Inspectionandtestingorganizations

依法成立，依据相关标准或者技术规范，利用仪器设备、环境设施等技术条件和专业技能，对产品

或者法律法规规定的特定对象进行检验检测的专业技术组织。

3.2仪器设备档案Equipmentrecords

是指从事检验检测业务的机构在仪器设备购置、验收、调试、运行、检定/校准、维护保养、维修、

改造、报废等管理全过程中形成的具有使用和保存价值的文字、图表、声像等形式的文件材料。

3.3档案室Archivesoffice

检验检测机构应设立专门存放仪器设备档案的档案室,该档案室应可应对当地的自然灾害,应考虑

抵御诸如洪水泛滥,地震等风险,还应防止火灾或水管泄漏等风险。档案室应课防止老鼠和虫害进入，在

适当的情况下，应具有虫害控制程序。

3.4电子文件Electronicdocuments

能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数

字代码序列。

3.5电子档案Electronicrecords

1

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

4基本要求

4.1检验检测机构应明确负责仪器设备档案的全程化和集中化管理的部门。

4.2负责仪器设备档案的部门宜指定专人进行仪器设备档案的管理工作。负责仪器设备档案管理的工

作人员熟悉档案管理的法律、法规和政策，具有档案管理专业知识与技能，严格遵守档案管理的必威体育官网网址规

定是十分必要的；在核验需要收集整理归档的技术材料准确无误后，将原件归档。

4.3有条件的检验检测机构宜建立仪器设备档案电子化管理。其管理规范宜满足GB/T18894的要求。

4.4检验检测机构确保仪器设备档案全面、完整、客观、真实、可用是至关重要的。

4.5仪器设备档案内容应满足《检验检测机构资质认定评审准则》和/或CNAS-CL01：2024的要求。

4.6本文件建议收集和管理的仪器设备档案，其规格除特殊外来文件外，均宜使用A4纸型存档，格式

统一。

5归档范围

5.1购置和租赁阶段

a)购置阶段宜考虑以下内容：

——购置申请书；

——可行性分析材料；技术论证材料；

——购置合同；

——到货通知书、提货单、进口仪器设备报关单、发票单据及运单等相关资料等。

b)租赁阶段宜考虑以下内容：

——租赁技术论证材料；

——租赁合规性分析材料；

——租赁合同等。

5.2验收调试阶段

a)开箱验收阶段宜考虑以下内容：

——装箱单；

——质量检验证书或合格证；

——使用操作说明书（外文说明书需有其操作部分的中文翻译）；

——保修单；

——光盘等电子信息载体类；

——检测设备的相关结构原理图及线路图、维修保养信息资料；

——设备生产厂家售后联系方式；

——设备基础施工图、安装条件要求文件等。

b)性能验收阶段宜考虑以下内容：

——安装调试记录；

——准确度、量程、精密度及稳定性等技术性能方面的试验记录；

——首次检定/校准证书；

——首次检定/校准证书确认记录