证明函管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司证明函的管理，确保证明函的开具、使用等过程合法、准确、规范，维护公司正常的经营秩序和合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工在对外业务往来、员工个人事务等方面涉及开具证明函的相关活动。

3.定义

证明函是指公司应外部单位或个人的要求，就特定事项出具的具有证明效力的书面文件，内容包括但不限于员工工作经历、收入情况、在职证明、业绩证明等。

二、职责分工

1.归口管理部门

行政部门为证明函管理的归口部门，负责证明函的统一格式制定、编号管理、开具审核、存档保管等工作。

2.申请部门/个人

各部门及员工根据实际需求向行政部门提出证明函开具申请，并对申请内容的真实性、准确性负责。

3.相关部门

涉及到证明函所证明事项的业务部门或其他相关部门，应配合行政部门提供必要的核实信息或协助调查。

三、证明函的申请与审批

1.申请流程

-申请人需填写《证明函申请表》，详细说明申请证明函的用途、证明事项、涉及的具体内容等信息。

-将填写完整的申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应核实申请事项是否与本部门业务相关，申请内容是否属实，并签署审核意见。

-经部门负责人审核通过后，申请表流转至行政部门。

2.审批要点

-行政部门收到申请表后，应重点审核申请事项是否符合公司规定和政策，是否存在潜在风险。

-对于涉及员工收入、业绩等重要信息的证明函，行政部门可向相关业务部门或财务部门进行核实。

-行政部门负责人根据审核情况进行审批，对于符合规定的申请予以批准，对于不符合要求的申请退回申请人并说明理由。

四、证明函的开具

1.格式规范

-证明函应使用公司统一规定的格式模板，内容应准确、清晰、简洁，不得随意涂改或添加内容。

-证明函的抬头应写明接收单位或个人的准确名称，正文应详细阐述证明事项的具体内容，结尾应注明证明函的有效期、开具日期，并加盖公司公章。

2.内容要求

-证明函的内容必须真实可靠，所依据的事实和数据应经过核实。

-对于涉及员工个人信息的证明函，应严格遵守相关法律法规和公司必威体育官网网址制度，保护员工隐私。

-如证明函内容涉及多个部门的信息，相关部门应协同配合，确保信息的一致性和准确性。

3.开具流程

-行政部门根据审批通过的申请表，按照规定格式开具证明函。

-开具完成后，应对证明函进行编号登记，记录编号、申请日期、申请人、证明事项、接收单位等信息。

-将开具好的证明函原件交申请人核对，申请人确认无误后签字领取。

-行政部门留存申请表及证明函存根联，并按照档案管理规定进行归档保管。

五、证明函的使用与交付

1.使用规定

-申请人应按照申请用途使用证明函，不得擅自更改证明函内容或用于其他未经批准的目的。

-如因特殊情况需要变更证明函用途，申请人应重新提交申请并经审批后方可进行变更。

-禁止将证明函转借他人使用，严禁伪造、变造证明函。

2.交付方式

-证明函一般由申请人自行交付给接收单位或个人。如因特殊原因需要公司代为交付，行政部门应在核实接收方信息后，通过挂号信、快递等安全可靠的方式进行交付，并保留交付凭证。

-在交付证明函时，应要求接收方出具签收证明，签收证明应包括证明函编号、签收日期、签收人姓名等信息，签收证明作为证明函交付的有效凭证与证明函存根一并归档。

六、证明函的有效期管理

1.有效期设定原则

-证明函的有效期应根据证明事项的性质和实际需要合理设定，一般不超过[X]个工作日或[X]个月。

-对于涉及时效性较强的证明事项，如投标截止日期、面试时间等，有效期应设定为与该事项相关的合理时间范围内。

2.有效期标注与提醒

-在证明函正文中应明确标注有效期，格式为本证明函自开具之日起[X]日内有效。

-行政部门在开具证明函时，应提醒申请人注意证明函的有效期，并告知其在有效期内使用。

3.过期处理

-如证明函超过有效期仍未使用，申请人如需继续使用，应重新提交申请并按照审批流程进行办理。

-对于过期的证明函，行政部门应及时收回并进行作废处理，在证明函存根联及相关档案中注明已过期作废字样，并妥善保管，防止被误用。

七、证明函的变更与撤销

1.变更