进货查验记录管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司采购环节的管理，确保所采购的产品符合质量要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本进货查验记录管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司所有原材料、辅料、包装材料、零部件等物资的采购进货查验及记录管理。

3.职责分工

-采购部门：负责采购物资的供应商选择、采购合同签订，确保所采购物资符合公司要求，并及时向质量部门提供进货信息。

-质量部门：负责制定进货查验标准和方法，组织实施进货查验工作，对查验结果进行判定，对不合格品进行处理，并做好相关记录。

-仓库管理部门：负责对进货物资进行收货、入库，配合质量部门进行进货查验工作，按照规定保管物资，并做好物资出入库记录。

-其他相关部门：按照本制度的要求，协同做好进货查验记录管理的相关工作。

二、进货查验流程

1.采购订单下达

-采购部门根据生产计划、库存情况等，向供应商下达采购订单。采购订单应明确物资的名称、规格、型号、数量、交货日期、质量要求等内容。

2.进货通知

-采购部门在物资预计到货前，将到货信息通知质量部门和仓库管理部门。通知内容包括物资名称、规格、型号、数量、供应商、预计到货日期等。

3.物资到货验收

-仓库管理部门收货：仓库管理部门在物资到货时，应依据采购订单对物资的名称、规格、型号、数量、外观等进行核对，并做好收货记录。收货记录应包括物资名称、规格、型号、数量、供应商、到货日期、收货人员等信息。

-质量部门查验：质量部门按照进货查验标准和方法，对到货物资进行质量检验。检验内容包括物资的质量证明文件审核、外观检查、尺寸测量、性能测试等。质量部门应根据检验结果填写进货检验报告，明确物资是否合格。

4.不合格品处理

-若进货物资经检验不合格，质量部门应出具不合格品报告，并及时通知采购部门和仓库管理部门。

-采购部门：负责与供应商沟通，协商处理不合格品事宜，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。

-仓库管理部门：对不合格品进行隔离存放，防止不合格品混入合格品中。

5.合格物资入库

-经检验合格的物资，仓库管理部门办理入库手续，将物资存入相应的仓库，并更新库存记录。入库记录应包括物资名称、规格、型号、数量、入库日期、入库人员等信息。

三、进货查验标准和方法

1.质量证明文件审核

-要求供应商提供物资的质量证明文件，如产品合格证、质量检验报告、材质证明等。质量部门应审核质量证明文件的真实性、有效性和完整性，确保其与所采购物资相符。

2.外观检查

-对到货物资的外观进行检查，包括物资的表面质量、色泽、形状、尺寸等是否符合要求。外观检查应采用目视、触摸等方法进行，对于有特殊要求的物资，还应使用相应的检测工具进行检查。

3.尺寸测量

-根据物资的规格要求，使用量具对物资的关键尺寸进行测量，确保尺寸符合公差范围。尺寸测量应按照规定的测量方法和量具进行操作，并做好测量记录。

4.性能测试

-对于重要的物资，应进行性能测试，以验证其是否满足质量要求。性能测试应按照相关标准或规范进行操作，测试结果应记录在案。

5.进货查验记录要求

-进货查验记录应及时、准确、完整，能够清晰反映进货物资的基本信息、查验过程和结果。记录应包括物资名称、规格、型号、数量、供应商、到货日期、质量证明文件编号、检验项目、检验结果、检验人员等内容。

-进货查验记录应采用纸质或电子文档的形式保存，保存期限应符合相关法律法规和公司规定的要求。

四、供应商管理与进货查验的关系

1.供应商选择

-采购部门应选择具有良好信誉、生产能力和质量保证能力的供应商。在选择供应商时，应充分考虑供应商的质量管理体系、生产工艺、检测设备等因素，确保所采购物资的质量稳定可靠。

-采购部门应对供应商进行实地考察和评估，了解供应商的实际情况，并要求供应商提供相关的资质证明文件和样品。质量部门应参与供应商的考察和评估工作，对供应商的质量保证能力进行审核。

2.供应商质量管理

-采购部门应与供应商签订质量保证协议，明确双方的质量责任和义务。质量保证协议应包括物资的质量标准、检验方法、验收程序、不合格品处理、质量改进等内容。

-质量部门应定期对供应商的质量管理体系进行审核和评估，督促供应商不断改进质量管理水平。对于质量管理存在问题的供应商，采购部门应采取相应的措施，如减少采购量、暂停