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会计档案管理制度

?一、总则

1.目的

为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，充分发挥会计档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等有关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司及所属各部门的会计档案管理。

3.定义

会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

二、会计档案管理职责分工

1.财务部职责

-负责会计档案的整理、装订、归档工作，并对会计档案的完整性、准确性和规范性负责。

-按照规定的保管期限和销毁程序，对会计档案进行妥善保管，并提出销毁意见。

-建立会计档案查阅、借阅登记制度，办理会计档案的查阅、借阅手续。

-定期对会计档案进行清查，确保会计档案的安全与完整。

2.档案管理部门职责

-负责接收财务部移交的会计档案，并进行统一保管。

-按照档案管理的要求，对会计档案进行分类、编号、存储，确保会计档案存放有序，便于查找。

-配合财务部做好会计档案的查阅、借阅等工作，严格执行查阅、借阅登记制度。

-对到期需要销毁的会计档案进行鉴定，并监督销毁过程。

3.其他部门职责

各部门应妥善保管本部门涉及的会计资料，并在规定时间内移交财务部进行统一归档管理。在工作中需要查阅会计档案时，应按照规定的程序办理查阅手续。

三、会计档案的内容

1.会计凭证类

原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2.会计账簿类

总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3.财务报告类

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4.其他类

银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

四、会计档案的整理与归档

1.会计凭证的整理与归档

-每月终了，由会计人员对各类会计凭证进行整理。按照凭证编号顺序，去掉凭证上的金属物，检查凭证的完整性，对破损的凭证进行修补。

-将整理好的记账凭证，连同所附的原始凭证，按照编号顺序折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。

-在凭证封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数，并由会计主管人员和装订人员签名或盖章。

-当年形成的会计凭证，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

2.会计账簿的整理与归档

-年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般应将旧账集中统一管理。

-对于活页账簿，将账页抽出，撤去账夹，按科目排列顺序整理，加具封面、封底，装订成册。

-在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度、账簿页数，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。

-账簿归档时，应编制账簿目录，注明账簿名称、所属年度、册数、编号、保管期限等内容，以便于查找和核对。

3.财务报告的整理与归档

-月度、季度财务报告编制完成后，由编制人员进行整理，检查报告的各项数据是否准确、内容是否完整。

-将财务报告按时间顺序排列，加具封面，在封面上注明单位名称、报告所属期间、报告种类等内容，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。

-年度财务报告应在年度终了后，按照规定的格式和内容进行整理、装订，一式多份。同时，将审计报告、税务审计报告等相关资料一并归档。

-财务报告归档时，应建立财务报告目录，记录报告的名称、年度、期别、保管期限等信息。

4.其他会计资料的整理与归档

-银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，装订成册，并加盖单位公章。

-纳税申报表应按月份、季度、年度分类整理，注明申报所属期间、税种、申报金额等内容。

-会计档案移交清册、保管清册、销毁清册及鉴定意见